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  • 電子化ラボ
2012-02-29

【電子化ラボ】文書管理システムがなくても大丈夫!?電子化文書の検索・閲覧をスムーズに行う方法

こんにちは、電子化ラボのコーナーです。

これまでの電子化ラボでは、電子化文書の内容を検索・再利用する方法をご紹介しましたが、文書を電子化するもうひとつの大きな要望として、“電子文書(ボーンデジタル)と同じように、ファイル自体をすばやく検索したい”ということがあげられると思います。

紙の書類も、文書管理システムのようにファイル名称や属性情報などで目的の情報を検索できたら、とっても便利ですよね。

ただ、その一方で、

「文書管理システムは予算の関係で導入が難しい…」

こんな課題を感じられている方も、多いのではないでしょうか。

icon-starそこで今回は、高価な文書管理システムを導入しなくても、電子化文書をぱっと検索・閲覧
できるようにするための方法をご紹介しちゃいます!

ファイル名を付ける/フォルダで分類する

こんなときに。

  • 文書の中身は検索はできなくてもいい
  • 作業の手間(コスト)はなるべく少なくしたい

「なんだそんなことか」と思われるかもしれませんが、まずは基本中の基本です。一番簡単な方法は、内容を一意に識別できる情報をファイル名に付与することです。

スキャナを使用して電子化した場合、通常、ファイル名には自動で連番が振られていきます。そのため、そのままでは「どのファイルがどんな内容なのか」がすぐにはわかりません。
そこで、ファイル名に内容を識別できる情報を付与します。こうすれば、一覧で見るだけでも目的のファイルを見つけられますし、WindowsなどのOSの機能でファイル名を検索することもできるようになります。

ファイル名の例

  • 文書の管理番号
    例:契約書なら契約番号、図面なら図面番号、といった一意に識別する番号
  • 内容を端的に表す名称
    例:「2010年度□□会議議事録」「社員番号_人事関係書類名」など

また、文書の数量が多い場合、年度やカテゴリなどで分類を考え、フォルダを作成して該当するファイルをそれぞれに格納します。これにより、目的のファイルまでたどりつきやすくなります。

blog_fileandfolder

ファイル名付与のポイントとしては、その文書を「何をキーにして探しているか?」を意識することです。時系列なのか、文書の種類なのか、案件単位なのか…実際にその文書の保管に使用しているパイプ式ファイルなどを思い浮かべるとわかりやすいかもしれません。

icon-normalちなみに、自動で付けられた連番をちょっと変更したい場合(下記参照)は、リネームソフトを使って複数ファイルのファイル名を一括で整えることができるかもしれないよ。
1件1件手で修正する前に、希望に合う機能を持ったリネームソフトを探してみてもいいかもね♪

[連番の変更例]

  • 自動で付けられた連番を修正したい
    例:「abc00052」「abc00053」…→「0001」「0002」…
  • 特定の文字列に任意の連番をつけたい
    例:「abc00052」「abc00053」…→「展示会写真001」「展示会写真002」…

*ファイル名ごとに異なる文字列を付ける場合はリネームソフトによる一括変更処理は難しいですが、「同じ言葉を全ファイル名に追加する」「任意の連番をつける」といった作業であれば自動で処理できる可能性が高いです。

インデックスファイルを作る

こんなときに。

  • 文書のメタデータ(属性情報)や詳細内容で検索したい

もうひとつは、電子化文書のデータとあわせて「インデックスファイル」を作成する方法です。
インデックスファイルとは、文書のメタデータ(属性情報)を記載したファイルで、たとえば「文書名」や「作成者」、「作成年月日」など、文書自体の検索や管理に必要な情報を項目として記載します。文書の管理台帳を電子データにしたもの、といえばわかりやすいでしょうか。

私たちの電子化サービスでは、インデックスファイルにExcelやAccessなどを使用しますが、ここではExcelを例にしてご紹介していきます。

まず、各電子化文書のメタデータをExcelの1レコード(1行)に入力します。続けて、同レコードに該当する電子化文書(画像データ)へのハイパーリンクをあわせて設置します。これにより、Excelの基本機能であるキーワード検索、オートフィルタによるレコードのソートや絞り込みなどを使用して、必要な情報をすばやく抽出できるようになり、さらに当該レコードのハイパーリンクをクリックすることで、すぐに電子化文書が表示され、詳細な内容を確認することが可能になります。

icon-smile普段よく使うExcelで、簡易版の文書検索ツールが作れちゃうんです!

インデックスファイルの例

blog_index1

[検索]機能でインデックスファイル内のキーワードを探したり、

blog_index2

[オートフィルタ]機能で必要な情報を抽出したりして、

blog_index3

必要な電子化文書(画像データ)をすばやく確認!

blog_index4

インデックスファイルに記載するデータは、「文書名」や「作成者」などのような短いキーワードに限られません。たとえば報告書や論文などを電子化して、「目次も検索に使いたい」という場合は、目次の内容をインデックスファイルにすべて入力することで、検索対象に入れることができます。インデックスファイル作成時の手間は増えますが、活用時には、「○○」というキーワードがテーマとして書かれている記事を複数文書のなかから横断的に探すことが可能になります。

また、作成したインデックスファイルは、CSV形式などで書き出しができますので、将来的に文書管理システムで運用することになったときに、システム登録用のメタデータとして活用することが可能です。

単独で使用したり、共有したり。

このように作成したデータをDVD-Rなどの媒体に保存すれば、必要なときにPCで読み込んで使用できます。また、特定のPCに入れてスタンドアロン型として使用、社内のイントラネット上に保存して内部で共有化、ということも可能です。

*ただし、インデックスファイルや画像データの階層関係が変わると、ハイパーリンクが切れて電子化文書が参照できなくなるため、複数の人と使用するケースでは編集権限などに注意が必要です。

もちろん、Excelによるインデックスファイルにもデメリットがあります。
たとえば、文書の量が何万件もある場合は、動作速度にも影響が出てきますし、データも取り扱いやすいとは言えません。また、アクセス権の柔軟な設定や高度な検索なども、インデックスファイル単体での実現は難しいでしょう。

インデックスファイルは、“電子化した文書を(通常の状態に比べて)検索・閲覧しやすくするための方法”ですので、文書量や求める要件によっては、やはりデータベースソフトや文書管理システムを検討することをおすすめします。

ポイントは使用方法を見据えて分類やメタデータを決めること

今回ご紹介した方法で電子化文書を使用する場合、ファイル名の変更やExcelへの情報入力、ハイパーリンクの設定といった作業が発生しますので、文書量に応じてそれなりの手間がかかることは言うまでもないかと思います。

ただ、実行するうえでもっとも“キモ”になることは、「どのような規則でファイル名を付与するのか」「何をインデックスの項目とするのか」という工程です。これを十分に検討してから着手しないと、途中でやり直しが発生したり、運用開始後に項目の変更や追加をすることになったりする恐れがあります。

icon-smile2「どんなふうに利用したいか」で適したファイル名の付け方も変わってくるからね。
“文書管理の視点”から、目的にあった設計をしていくことが大切なんだ。
オフィスにある文書の管理や運用で悩んでることがあったら、ぼくたちに相談してね♪

by choji