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  • 電子化ラボ
2012-06-28

【電子化ラボ】BCPからみるアナログ文書と電子化ができること

企業や組織には、事業を継続するために無くてはならない情報資産があります。
BCP(事業継続計画)で検討すべき事項のひとつに、このような重要情報を確保することが挙げられます。

さまざまな業務がIT化されている現在、多くの文書や情報が初めからデジタルで作成される一方で、紙文書をはじめとしたアナログ媒体で運用・保管されている情報も少なくありません。

icon-starデジタルデータのバックアップを作ったり分散管理したりすることは、みんな当たり前のように やっていると思うんだ。じゃあ、アナログ媒体の文書はどうかな?

アナログ媒体の課題とそのリスク

情報の複製が行いにくく、バックアップや分散管理が難しい

デジタルデータなら同じデータを複製することは簡単ですが、アナログ媒体はそうはいきません。
もちろんコピーを取ることはできますが、少量ならまだしも、大量の場合は紙やコピー代といったコストがかかるだけでなく保管スペースも相当量必要になるため、あまり現実的ではありませんね。

現物がある場所まで行かないと使用できない

デジタルデータはネットワークを介してアクセスできる領域に保存することが可能ですが、アナログ媒体はそのものがある場所まで行かなければ情報を使用できません。交通機関の麻痺や自宅待機命令で保管場所まで行けない場合、代替手段がありません。

現物自体や保管場所が直接被害を受ける

災害などによってアナログ媒体現物や保管場所が被害を受け、消失・破損・紛失等が起きたとき、そこに記載されていた情報もあわせて無くなってしまいます。デジタルデータのように復元することも難しいといえます。

このように、デジタルデータで行っているバックアップの作成や分散管理は、アナログ文書のままでは容易にできません。そして、重要な情報がアナログ文書だけ、しかも単体でしか存在していない状態は、万が一その文書が失われれば、その情報自体が失われることに直結します。

icon-troubleもちろん、デジタルデータだってバックアップをちゃんと取っていなかったら同じリスクがあるよ。 紙やマイクロフィルムみたいなアナログ媒体がデジタルデータに比べてよくないわけじゃなくて、 情報がそれ1つしかないことが怖いんだね。

お客様を通じて感じた、電子化ができること

もう何年も前のことになりますが、マイクロフィルム図面の電子化に取り組まれた製造業のお客様では、こんなことがありました。

弊社で電子化作業を行っている期間中に、ある遠方の地方で大きな地震が発生し、お客様がその地方の顧客へ納入していた多数の製品が被害を受けました。これにより、お客様の本社にある図面管理部署は、修理に対応する当該地区の事業所に対して、急いで図面を送付しなければならない状況になりました。

このとき、弊社では必要な図面を優先的に電子化してお渡し、お客様から事業所へすみやかに図面提供していただくことができました。マイクロフィルムから図面をプリントアウトして社内便で送付する従来のフローでは、このような迅速な対応はできていなかったでしょう。

また、継続的に弊社の電子化サービスをご利用いただいているお客様からは、昨年の震災を経て、次のようなお声をいただいています。

「顧客情報の記載されている重要文書を紙で保有していますが、電子化してデジタルデータとしても情報を持っているので、何かあってもどうにかできる、大丈夫だと感じました。」

こちらのお客様は、もともと情報の検索性向上や共有による業務の効率化、そして重要文書現物の厳重管理を目的として電子化をされていらっしゃるのですが、“文書の保管場所がもし被害にあったとしても、電子化したデータから情報を確保できるし、その逆のケースも対応できる”と実感されたのだそうです。

アナログ媒体の情報確保のために、選択肢を増やす

アナログ媒体でしか保有されていない情報には、媒体現物を直接見ないと情報を得られないという入手経路の制限、媒体への損害が情報への損害に直結する可能性の高さ、といったリスクがあります。

そのようななかで、バックアップの柔軟な作成や情報の入手経路を多様化するといった “情報確保のための選択肢” を増やせること、これがアナログ媒体の情報資産に対して電子化が果たせる役割ではないかと感じます。

icon-smile2業務に必要不可欠な情報、皆さんの周りにはどんなものがあるかな?
一度、どんなふうに保管されているのか見直してみることが大事だね。

by choji