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  • 電子化ラボ
2012-10-31

【電子化ラボ】電子帳簿保存法の基本まとめ

こんにちは、電子化ラボのコーナーです。
以前、文書の電子化保存に関係のある法律として、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」をざっくりとご紹介しました。その際は2つをまとめた大枠のお話でしたので、こちらではそれぞれの法律に関して基本的な内容をお伝えしたいと思います。

icon-smile2ということで、今回は「電子帳簿保存法」についてまとめてみたよ!
電子帳簿保存法の概要や、定めていることの内容や要件といった基本的なことをひととおりご紹介 していきます♪

電子帳簿保存法の概要

成立の背景からこれまでの流れ

電子帳簿保存法は、1998年7月に施行された法律で、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

この法律の主旨は、

情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法、法人税法その他国税関係帳簿書類に関する法律の特例を認めるものとする。
(第一条)

とあるように、法人等の納税者に義務づけられている国税関係帳簿書類の保存に関わる負担の軽減が主たる目的です。

もともと、国税に関係する帳簿や書類については法人税法や所得税法で7年間の保存が義務づけられていますが、これらの法律は紙以外の媒体による保存について想定したものではありませんでした。IT化が進むにつれ、紙以外の媒体による帳簿書類の運用・保存に対する要望が高まり、それに対応するためにこれらの税法の“特例”として作られたのが電子帳簿保存法です。

1998年7月に電子帳簿保存法が施行されたことで、まず、これまで紙に記録してきた国税関係帳簿の情報を、電子データ(またはCOM)で作成・保存することが条件付きで認められました。この際、電子取引によって授受される取引情報の保存に関しても規定が整備されました。

さらに、2005年3月には電子帳簿保存法の一部が改正され、それまで認められていなかった国税関係書類の電子化保存(スキャナによる紙文書のイメージ化保存)が条件付きで容認されました[改正電子帳簿保存法、2005年4月1日施行]。これは、同年4月1日に施行された、原則として法的保存義務のあるすべての文書に対して電子化保存を容認する「e-文書法」に対応するもので、この改正により、紙で7年間保存しなければならなかった国税関係書類(一部を除く)に関して、紙現物の代わりにスキャニングした画像データを原本として保管することが可能になりました。

icon-smile電子帳簿保存法ができたこと・改正されたことで、紙で保管しないといけなかった帳簿情報を電子データで記録したり、書類を画像データで保管したり、デジタルっていう選択肢が選べるようになったんだね。原本をデジタルデータにすることで、「紙は廃棄して保管コストを減らせる」「業務のIT化が促進される」―こんなメリットが期待されているんだよ。

電子帳簿保存法が定めていることは3つ

電子帳簿保存法という法律は、次の3つの事項に関して規定しています。

【1】国税関係帳簿書類の電子保存を認める
【2】国税関係書類のスキャナ保存(電子化保存)を認める
【3】電子取引に係る取引情報の保存を義務づける

ここで留意したいことは、【1】と【2】は“希望する法人は、承認を受ければ行ってよい”という緩和であり申請制なのですが、【3】は“電子取引を行う法人はすべて守らなければならない”義務だという点です。

それでは、個々の内容や要件について見ていきます。

国税関係帳簿書類の電子保存

まずは国税関係帳簿の電子保存に関する規定です[第4条第1項]。こちらを要約すると、

国税関係帳簿について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合で、所轄の税務署長の承認を受けたときは、その電磁的記録を帳簿の備付けと保存に代えることができる

とあり、事前に申請して所轄の税務署長から承認を受ければ、国税関係の帳簿、たとえば仕訳帳や総勘定元帳を電子データで記録・保存してよい、とされています。これにより、いわゆる会計システム等を使用した帳簿の運用・保管が可能になりました。また、国税関係書類に関しても、最初から一貫して電子計算機で作成できるものに限り、その電磁的記録を紙書類の保存に代えることができるようになりました(例:発行控え等)[第4条第2項]。

なお、条文中にある“自己が”というのは“法人等の保存義務者が主体としてその責任において行う”という意義ですので、たとえば帳簿の記録業務を会計事務所等に委託することは可能です。

*COM(電子計算機出力マイクロフィルム)での保存も認められていますが、現在は利用が少ないこともあり、ここでは割愛します。

帳簿書類の電子保存に関する要件

帳簿書類の情報を電子データとして保存するときには、次の要件を満たすことが必要です。

真実性の確保1.訂正・削除履歴の確保(帳簿のみ)次の要件を満たすシステムを使用する
  • 記録事項について訂正・削除の履歴(事実とその内容)が確認できること
  • 記録事項の入力を通常の期間を経過してから行った場合、その事実が確認できること
2.相互関係性の確保(帳簿のみ)帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項について、その関連性が相互に確認できること
 例:元帳から伝票番号を追うと個々の取引が確認できる
3.関係書類等の備付けシステム関係書類(例:概要書、仕様書、操作説明書)や事務処理マニュアルを備付けておくこと
可視性の確保4.見読可能性の確保ディスプレイの画面や書面として、整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できること
5.検索機能の確保
  • 取引年月日、勘定科目、取引金額など主要な記録項目で検索できること
  • 日付・金額に関連する記録項目は範囲指定検索ができること
  • 2以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できること

帳簿の電子保存は、電子データによる記録を帳簿の代わりとするものですので、すべての取引情報が記録として必要な期間にわたって確保されていることが求められます。そのため、取引情報の削除や訂正についても完全にデータを消してしまうのではなく、その事実と内容がわかるように履歴を残す必要があります(例:反対仕訳など)。

また、システムに関しては、上記条件を実現できるものであれば、種類や構成などへの指定は特にありません。

なお、電子保存を行う範囲は任意で決められるため、たとえば取引内容に関して、帳簿に相当するシステムには「○○一式」と記録し、明細は紙の補助簿で運用・保管、といった使用も可能です。(双方が管理番号などで関連付けられていることが前提)

icon-trouble帳簿の電子保存には、取引情報という記録がちゃんと保存されていて、確認が必要なときはその取引を検索して、一連の情報をすぐにパソコンやプリントアウトで見られることが求められているんだね。帳簿の取引情報を7年保存することは税法で決められていることだから、これが守れていないと行政処分を受けることも……要件を満たせているかどうか、あらかじめしっかり確認しなきゃ。

(参考)国税庁のサイトでは、業務システムやERPパッケージ、電子帳票システムを組み合わせた申請事例が承認・非承認ともに掲載されていますので、具体的な例をお知りになりたい方はご参照ください。

◇電子帳簿保存法:電子帳票システムを利用している場合の申請事例
http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/joho-zeikaishaku/dennshichobo/jirei/06.htm

帳簿の電子保存申請方法

国税関係帳簿の備付けを開始する日の三月前の日までに、所定の申請書に必要な書類を添付して所轄の税務署長等に提出する。

この“国税関係帳簿の備付けを開始する日”に関しては、電子保存を行いたい帳簿に対して課税期間が定められている場合、課税期間の初日、つまり事業年度の初日となります (一貫して電子データで作成されている国税関係書類については、スキャナ保存の申請方法と同様)。また、3か月という期間は国税庁による申請内容の審査に使用されます。
なお、申請書式は国税庁ホームページからダウンロードできます。(電子帳簿保存法関係申請届出様式

国税関係書類のスキャナ保存

次は国税関係書類のスキャナ保存、つまり紙を電子化データ(画像データ)にして保存する場合の規定です[第4条第3項]。
国税関係書類は、「国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている文書」と定義され、ここでは主に取引書類 ― 相手方から受領する注文書や請求書といった書類や自己が作成して相手方に渡したものの写しなどが対象になります。

当初の電子帳簿保存法では、このような取引書類は“自己が初めから一貫して電子データで作ったもの”ではないため、電磁的記録として保存することは認められていませんでしたが、改正を受けてこれらをスキャニングして画像データとして保存することが可能になりました。e-文書法にあわせて改正されたので、この部分を含めてe-文書法と呼ばれることも多いです。

この改正で、国税関係書類は基本的にスキャナ保存してよいことになりましたが、以下にあげる一部の書類は例外で、スキャナ保存は認められていない点に注意が必要です。

【対象外の国税関係書類】

  • 棚卸表、貸借対照表および損益計算書などの計算、整理または決算関係書類
  • 3万円以上の契約書・領収書およびこれらの写し
    ※帳簿(仕分帳、総勘定元帳等)については電子保存が適用されるため、スキャナ保存はできません

なお、スキャナ保存を行うときもあらかじめ申請し、所轄の税務署長に承認を受ける必要があります。申請範囲についてもすべての書類ではなく「請求書だけ申請したい」といった使用が可能です。

国税関係書類のスキャナ保存要件

国税関係書類のスキャナ保存を行う目的として、電子化した画像データを原本として紙を廃棄する、というものが挙げられます(※紙の廃棄義務はありません)。これにより、紙であった時と同程度の証拠性を電子化データで確保することが求められるため、そこには多くの要件が定められています。

真実性の確保1.入力期間の制限次のいずれかの方法でスキャナ入力する
  • 書類の作成、または受領後、速やかに入力
  • 業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力
2.一定水準以上の解像度、カラー画像による読み取り解像度200dpi以上、RGB256階調以上
(スキャナは原稿台と一体の物を使用)
3.電子署名の実行入力担当者またはその直接監督者の電子署名を実行する
(電子署名は認定認証事業者のもの)
4.タイムスタンプの付与財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付与する
5.読取情報の保存スキャニングした際の解像度、階調、書類サイズの情報を保存する
6.ヴァージョン管理訂正、削除の事実・内容の確認ができる
可視性の確保1.帳簿との相互関連性の保持スキャニングした書類と帳簿との関連性を確認できる
(例:共通する一連番号を帳簿と書類で使用する)
2.見読可能装置の備付けカラーディスプレイでの画面表示やカラープリンタでの書面出力により、速やかに出力できる
(整然とした形式、書面と同程度に明瞭、拡大縮小出力可能、4ポイントの大きさの文字が認識可能)
3.関連書類等の備付けシステム関係書類や事務処理マニュアルを備付けておくこと
4.検索機能の確保取引年月日、勘定科目、取引金額など主要な記録項目で検索できること
*帳簿書類間の関連性を一連番号の付与で確保している場合は、その番号での検索のできるようにする

スキャナ保存を行う場合、その電子化データが改ざんされていないことが重要なポイントですので、紙から電子化データへの変換プロセスについての証明が求められます。入力期間への制限に関しては、“通常業務内でスキャナ保存を実施することで改ざんの可能性が低くなる”という考えに基づく要件です。

また、そのほかの要件について補足すると、解像度とカラーモードは紙のときの外観が確実に電子化データで再現できていること、電子署名は担当者または責任 者が紙と電子化データに相違がないと確認したということ、タイムスタンプはその確認済みの電子化データが“いつから存在している(=入力日)”もので、 “改ざんされていない”という証明すること、という意味合いを持っています。

上記のとおりスキャナ保存には多くの要件がありますが、“資金や物の流れに直結・連動しない書類”については、「入力期間の制限」と「タイムスタンプの付与」が不要になり、適時入力が認められています。
入力期間の制限の有無は、国税関係書類の種類によって下記のとおり定められていますので、あわせてご確認ください。

入力方式期間要件対象書類の例
速やかに入力書類の授受または作成後、1週間以内
  • 電子署名
  • タイムスタンプ
資金や物の流れに直結・連動する書類
例:
  • 契約申込書(定型的約款がないもの)
  • 請求書、納品書、検収書等およびこれらの写し
  • 3万円未満の契約書・領収書とこれらの写し ほか
業務サイクル後、速やかに入力通常の業務処理に要する期間(1ヶ月以内)の経過後、1週間以内
  • 電子署名
  • タイムスタンプ
※関連帳簿の電子保存が申請されている必要がある(申請はスキャナ保存と同時でも可)
適時入力期間的な制約はなく、適時に入力が可能(過去分の入力可能)
  • 電子署名
※電子化データの作成・保存に関する事務手続きを明らかにした書類の備付けが必要(=責任者を規定)
資金や物の流れに直結・連動しない書類に限る
例:
  • 契約申込書(定型的約款があるもの)
  • 口座振替依頼書
  • 注文書・見積書およびそれらの写し
  • 納品書の写し ほか

icon-troubleう~ん…なかなか大変そうな要件だね。スキャナ保存のデータも7年間保管が必要だから、それに適うように電子署名やタイムスタンプを用意しないといけないし、帳簿の電子保存が条件になっている書類もあるんだ。
このなかだと、スキャナ保存を始めやすそうなのは適時入力の対象書類かな。

国税関係書類のスキャナ保存申請方法

スキャナ保存を開始する日の三月前までに、所定の申請書と必要な添付書類を所轄の税務署長等へ提出。

こちらは帳簿の電子保存と異なり、スキャナ保存を開始する日の3か月前であれば大丈夫です。

電子取引に係る取引情報の保存義務

最後は電子取引を行う事業者は守らなければならない、義務に関する規定です。
電子取引とは、「取引情報が電磁的記録の授受によって行われる取引」を指し、たとえばEDIやインターネット上での商取引が該当します。これはあくまでも一例で、電子データで取引情報を交わして行われるものは通信手段を問わずに該当する点に留意が必要です。電子取引の記録は次の2つのうち、どちらかの方法で対応しなればなりません。

【方法1】記録にタイムスタンプと電子署名をつけて保存する
取引情報となる電子データに対していわゆる完全性を実現して保存する方法です。

【方法2】記録に事務処理規定をあわせて備え付ける
正当な理由のない訂正や削除を防止する事務処理の規定を設け、それに沿った運用を行います。内部的な業務統制で記録の保存に対応する方法です。

こちらは、一般的に方法2による対応が採用されることが多いようです。

icon-normal電子保存やスキャナ保存もそうだけど、関連書類の備付け、つまり内部統制の一環として社内規定をきちっと設けて、それにそった運用をすることが大切なんだね。

●国税関係帳簿書類の保存方法の可否

 紙による保存電子保存・COM保存スキャナ保存
(紙の電子化保存)
帳簿[原則]
所得税法・法人税法等で保存義務
[特例]
電子帳簿保存法で承認制(第4条第1項)
×
書類
(受領)
[原則]
所得税法・法人税法等で保存義務
[特例]
電子帳簿保存法で承認制(第4条第3項)
書類
(発行控え)
[原則]
所得税法・法人税法等で保存義務
[特例]
電子帳簿保存法で承認制(第4条第2項)
[特例]
電子帳簿保存法で承認制(第4条第3項)

電子帳簿保存法の現状とこれから

さて、今回は電子帳簿保存法についてひととおりご紹介しました。

電子帳簿保存法の承認に関する状況としては、帳簿書類の電子保存では承認件数が10万件以上であるのに対し、書類のスキャナ保存に関しては、2011年度までで60超とのことです。もちろん、施行時期が前者は1998年、後者は2005年という差はありますが、スキャナ保存はまだ一般的とは言えないのが現状です。

国税関係書類のスキャナ保存では、期待される効果として“電子化データでの運用保管に切り替え、紙を廃棄することで保管コストを削減する”ということが挙げられますが、そこにはリスクもあります。

たとえば、スキャナ保存の承認を受けたら、電子化データが原本となります。スキャナ保存を取りやめることは申請すれば可能ですが、その間に発生した紙の国税関係書類を廃棄していた場合、その期間のスキャナ保存データは引き続き保管しなければなりません。スキャナ保存データをプリントアウトしてもそこには原本性は認められませんので、紙に戻したとしてもそのデータは7年間保管する必要があります。(帳簿の電子保存の場合は、取りやめたら書面に出力して帳簿とすることが可能)

このような状況を鑑みると、「本当に紙を廃棄してよいのか?」という迷いが生まれますし、万が一のために紙もあわせて保存するとなると、スキャナ保存をしても保管コストの削減というメリットにはあまり期待できません。

ただ一方で、実際にスキャナ保存へ取り組み、すでに次のような効果を生み出している法人があることも事実です。

  • 請求書を支払処理後に業務サイクル方式でスキャナ保存、書類検索時間の短縮や紙保管費用の削減に
  • 取引先からの請求書・領収書を業務サイクル方式でスキャナ保存、支払業務自体をワークフローシステムで電子に移行し、ペーパーレス化によるコスト削減、内部統制の向上へ
    (3万円以上の領収書は一元化のためスキャンするが紙原本を保存)
  • 新規受付分からローン申込書を適時入力方式でスキャナ保存し紙は廃棄、個人情報保護を徹底
    (ストック分はスキャナ保存要件に合わせず電子化、検索可能にして紙原本を保管)

傾向としては、年間何万枚も国税関係書類が発生する企業がスキャナ保存によって大きなメリットにつなげられているようです。請求書についても3万円以上が少ない状態であれば、あまり影響を受けずに進めることが可能とわかります。

スキャナ保存が進まない状況に対して、政府側では高度情報通信ネットワーク社会推進戦略本部が2011年8月に策定した「情報通信技術利活用のための規制・制度改革に係る対処方針(案)」において、項目のひとつに「国税関係帳簿書類の電子保存の承認要件緩和」が取り上げられており、ECMや電子化を推進する社団法人からは、契約書・領収書のスキャナ保存に関する3万円以下の条件撤廃や、責任者の電子署名における認印の許容などが要望として挙げられています。具体的な変更はまだ実施されていないものの、電子帳簿保存法要件の見直しについては今後も推進されていくと思われます。

今回ご紹介した電子帳簿保存法の基本事項で、「この書類ならスキャナ保存できるかも」という気づきにつながれば幸いです。

icon-smile2さて、だいぶ長くなってしまったけど、電子帳簿保存法のお話はここまで!
いろいろな要件があって複雑だけど、基本的な情報をおさえてもらえたら嬉しいな✿
詳しい情報は国税庁のHPにまとめられているので、そちらも見てみてね。

[参照情報]電子帳簿保存法について,電子帳簿保存法Q&A(国税庁ホームページ)
by choji