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2013-06-27

【電子化ラボ】書類量を簡単に測るFM(ファイルメータ)とTips

こんにちは、電子化ラボのコーナーです。

日々の業務のなかで、だんだんと増えてしまっている紙文書。
オフィスのスペースには限りがありますので、どこかのタイミングで別の場所への文書移管や廃棄・溶解を検討することもあると思います。(私達の電子化サービスも省スペース化を目的としてご利用いただくことがあります。)

このような対応を取る場合、対象となる文書の量に応じてかかるコストが変わってくるのが一般的ですが、まず試算するにしても“一体どれくらいの書類があるのか”なんて、なかなか見当がつきにくいのではないでしょうか。

icon-smile2実は、そんな書類の量を簡単に測る単位があるのです!
今回は、いざというとき役に立つ(?)ちょっとしたTipsをご紹介するよ~♪

書類の量を測る単位、FM(ファイルメータ)

書類の量を測る単位として「FM(ファイルメータ/ファイルメートル)」というものがあります。ファイルメータは主にオフィスのマネジメントやプランニング等で用いられている用語で、「書類をすべて積み上げたときの高さ」を表します。高さ1メートル=1ファイルメータで、これは書類約10,000枚に相当します。

blog_fm2

たとえば、オフィスで使用されている一般的なキャビネットの収納幅(内寸)が約90cmとすると、キャビネット1段に満杯の文書が格納されていれば、0.9ファイルメータなので約9,000枚の書類がある、という計算になるわけです。

ここで、

「でも、キャビネットの書類って、普通パイプファイルとかに綴じられてるよね?」

と思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか。
確かに紙の書類を素のままでキャビネットに縦詰めしているという状況は考えにくく、何かしらのファイリング用品が入っているはずです。

ファイルメータを計測するときは、このようなファイリング用品があっても特に除外せず、まとめて測ります。
なぜならファイルメータでオフィス内の書類量を把握する目的は、

  • オフィス内の適正な書類量を維持、管理する(部署や1人あたりに対して目安を設ける)
  • オフィス新設時や移転時に、新オフィスでの必要な保管スペースを確保する(収納家具の検討など)

というようなオフィスにおける書類のマネジメントであり、そこで必要となる「書類量」は、正確な枚数ではなく、“どれだけの空間を占有するか?”ということだからです。

icon-normalオフィスのレイアウトで使うときは、「実際に紙が何枚あるか?」よりも、「どれくらいの場所があれば
どれくらいの書類がしまえるか?」の方が重要だもんね。ちなみに、より本当に近い書類の量を知りたい
ときは、計測したファイルメータからファイリング用品の厚みを引いたり、ファイリング用品内の書類の
空き具合を除いたり、という方法があるよ。

ファイルメータをTips的に活用してみると…

さて、ざっくりとした書類量を計測できるファイルメータですが、冒頭でお話ししたシーンにおいてはどのような使い方ができるのでしょうか。

外部保管や廃棄時に、文書箱数を把握

オフィス内の書類を外部保管や廃棄・溶解する場合、コストを算出するための主要な要素は「文書箱」になるでしょう。この場合、文書の保管箱や廃棄ボックスの内寸が確認できれば、保管や廃棄の対象となる書類量から必要な箱の数がわかります。

たとえば

  • 対象の書類量:10ファイルメータ
  • 文書箱の仕様:A4を2枚並べて格納できる箱(=底面の内寸がA3サイズ程度)、高さ30cm

という条件の場合、1箱には約0.6ファイルメータ分の書類が入りますので、10ファイルメータを格納するには17箱くらい必要になると考えられます。

サービスによってファイリング用品部分の扱いが異なると思いますが、箱数が算出できれば保管や廃棄のコストも概算でわかりますので、より具体的に検討しやすくなるのではないでしょうか。

電子化時は対象書類の概数を把握

一方、電子化する対象書類を把握する場合はどうでしょうか。
外部の電子化サービスを利用する場合、コストの算出要素として、対象書類の「枚数」が重要であることが多いです。そのため、より正確な電子化費用を算出する場合、最終的には実際の枚数を数えて調べる必要がでてきます。

とはいえ、まず大体の費用感を押さえたいという段階なら、ファイルメータでざっくりとした書類量を把握、という使い方はできるでしょう。

ちなみに、当社の場合でしたら、わざわざ「何ファイルメータの書類があります」ととりまとめていただかなくても、「○cm幅のキャビネットで■段分くらいの書類がある」「これくらいの大きさの段ボール▲個分くらいある」「■cm背幅のパイプファイルが○冊ある」…というようなお話をしていただければ大体の量を想定できます。
(実際の枚数に則した正確な見積をする際も、手間のかかる枚数のカウント作業はお任せいただけますので、そのあたりのご心配も要りません)

電子化の場合、費用の算出条件が数量だけではないところ(たとえば劣化の状態やホチキス止め等の有無など諸条件が関わります)が留意点ではありますが、今回は「概算費用を出すために全部数えなきゃ!」と、構える必要がないことをお伝えできていたら嬉しいです。

icon-smileちなみに、電子化するときに正確な枚数が必要なのは見積のためだけじゃないんだ。
対象の枚数がきちんと分からないと、電子化の工程が終わった後にスキャニング抜けや漏れがないかの
“検査”ができなくなっちゃうからね。ぼくたちは資料の状態にあわせて、カウンター機や人力でしっかり
枚数を数えてるんだよ。

まとめ

今回は、ファイルメータというあまり耳慣れない単位についてお話ししました。
文中でもお話ししましたが、この単位は書類量が必要とする空間を把握することが主体で、1ファイルメータが約10,000枚換算だからといって、1cmなら100枚ぴったりある、とは言い切れません。未使用のコピー用紙束ならまだしも、使用している紙と紙の間には空気の層も入りますし、紙の厚みにも違いがあり、さまざまな要因が誤差になるからです。

一方で、書類量を把握したいときに、“1枚1枚の枚数を数えないと…”という認識だけではなく、“重ねたり並べたりして長さを測る”という視点ができる点は面白いのではないかと思います。たとえばオフィスを整理してキャビネット数段分の不要な紙書類が出たら、「約○万枚も削減した!」と簡単に数値化できます。大掃除の時に各部署の目標にしてみたら捗りそうではないでしょうか?

*ちなみに当社の某営業マンは、債権書類管理システムを導入されたお客様が、各店舗の書類を本部の書庫に集約するとき、どれくらいのキャビネットがあればすべて収納可能かということをファイルメータで算出しているそうです。どこで役に立つかわからないものですね!

icon-star店舗と本部のキャビネット幅が違っても、これならすぐに計算できるもんね~♪
オフィスじゃなくても、おうちの引越とか本棚の買替えとかにも使えるかも?ここまで読んでくれた
みなさんにも何か参考になってたら嬉しいな✿

by choji