革新的なソフトウェアで経営課題の解決へ―アシストマイクロ株式会社
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2013-07-31

オフィス総合展2013(OSEC)に出展いたしました

オフィス総合展2013(オフィスセキュリティEXPO)に出展いたしました

アシストマイクロは、2013年7月10日(水)~12日(金)、東京ビッグサイトで開催された展示会「オフィス総合展2013」内の「オフィスセキュリティEXPO」(OSEC:オーセック)に出展いたしました。

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●展示会の概要・出展内容はこちら
http://www.assistmicro.co.jp/news/2013/20130710osec/

文書が関わる業務の課題を解決します

本展示会の出展テーマは、“文書が関わる業務の課題を解決”でした。
ビジネスには、業務フローを進めるためのものから、事実を記録するためのものまで、多くの文書が関わっています。たとえば契約書や請求書といった外部との商取引に関わるもの、稟議申請や経費精算といった内部処理に関わるもの…皆さんの周りには、紙であれ電子データであれ、業務とは切り離せないさまざまな文書があることと思います。

文書が関連する業務には、次のような課題がよくあるのではないでしょうか。

  • 紙による申請業務、手間がかかるし進捗確認や集計もやりにくい
  • 重要書類や償却資産などが、社内のどこでどんなふうに保管されているかわからない
  • 紙文書も電子ファイルも、すぐに検索して利用できるようにしたい …etc

上記のように、ひとことで課題といってもその内容はケースに応じてさまざまで、適した解決策も異なります。このような課題に対して、アシストマイクロがご提供可能なソリューションでその解決をお手伝いできるものと考え、今回の展示会出展となりました。

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文書が関わる業務の課題を解決します!

それぞれの課題とご紹介したソリューションの一例

課題1: 紙ベースの業務が煩雑…効率化したい

稟議申請、交通費清算、休暇取得や各種届出…紙の書式に記入して行っている業務はないでしょうか。手書きで情報を記載するのは手間がかかりますし、申請から承認までの進捗状況の確認や、情報の集計なども簡単にはできません。

このような課題には“業務を初めからデジタルで行う”という対応が考えられます。現在使用している書式を電子フォームにし、起票時からデータで業務フローを進めることで、「今、だれが処理中なのか」という進捗状況も可視化されるようになり、費用をはじめとする数値の集計なども簡単に行えます。また、Web上での処理が可能なため、紙書式のように決裁者が出張等で業務が止まってしまう、ということもありません。

このソリューションとして、ワークフロー機能を兼ね備えたBPMソフトウェア「BP Logix/BP Director」を中心にご紹介させていただきました。交通費申請や稟議決裁、勤怠管理など、多くの業務で効率化や自動化の効果が得られそうだとのご意見や、紙の申請書式に限らず、既存の業務フローを柔軟に管理できる拡張性の高さに「今使っているワークフロー製品よりもよさそう」といったご評価を頂きました。

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課題2: 重要文書や社内資産を現物管理したい

個人情報や機密情報を含む重要文書や、社内の償却資産をはじめとする物品など、使用する機会は少なくても、保管場所や保存期限などはしっかり管理しておきたいものはないでしょうか。特に、支社や営業店など、複数の拠点を持つ企業の管理部門では、“どこで・何が・どのように管理されているか”の把握はなかなか大変だといえます。

このような課題には“所在に関する情報を管理する”という対応が考えられます。何が・どこにあるかという情報を集約できれば、外部倉庫などを使用していても、社内の文書・物品と同様に管理状況を把握することが可能です。

このソリューションとして、保管場所の情報や期限を管理する所在管理システムをご紹介させていただきました。個々の文書や物品が社内のどの場所に保管されているか、キャビネットやファイルといった詳細なレベルまで管理し、保管期限が明示化される点や、保管規則を全社で標準化できる点にご関心をいただきました。

課題3: 電子文書や紙文書の情報をもっと活用したい

文書のなかには業務でよく参照するものがあります。必要な文書の情報をすぐに探し出せなければ、業務に直接的な影響を及ぼします。電子データであればデスクトップ検索などでも探せますが、検索キーとなる情報が含まれていなければ見つかりませんし、紙の情報も受領する業務の場合では、デジタルデータと紙が混在し、まとまった管理はさらに行いにくくなります。

このような課題には“利用目的にそった仕組みで文書情報を一元管理”という対応が考えられます。文書情報の活用・管理で肝となるのは文書情報自体の情報(メタデータ、インデックス情報)ですので、目的に応じてデータを整備することがまず大切です。

このソリューションとして、管理項目や検索条件を任意に設定できる検索システム「Dynamic Search Producer」から全社的な文書管理に適したECM製品「Xythos」、簡易検索ツールも作成可能な電子化サービスなどを、お客様にそってご紹介しました。

また、文書のなかでも特に管理や運用が煩雑なものとして契約書が挙げられます。契約書業務に課題を感じられている方には、その管理に特化した契約書管理システムをご覧いただきました。

契約書管理システムは、契約先や契約日といった基本情報だけでなく、自動更新の有無や契約書原本の保管場所を管理し、さらに更新・満了手続きの事前アラートや契約書の雛形管理などを行うことで、仕掛から満了までをサポートします。お客様からは、「期日管理は課題なので通知してくれる機能が便利」「袋綴じされている契約書はスキャンが手間だから、一緒に任せられるところがいい」といったご評価をいただきました。

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ブースには多くの方にご来場いただくことができました

まとめ

今回は初めて出展した展示会にも関わらず、多くの方にご来場いただき、貴重なご意見やご要望を直接お伺いすることができました。お立ち寄りいただいた皆様、あらためまして御礼申し上げます。皆様がお持ちの課題解決に、アシストマイクロのソリューションが何らかのかたちでお役にたてば幸甚のかぎりです。

上記でご紹介した課題やソリューションは一例で、ブースでは「もっとこんなことがしたい」といったご要望や「こういうことが課題なんです」といったご相談もいただきました。今回頂戴したお声を元に、今あるソリューションを拡充させ、より多くの課題にお応えしていきたいと存じます。

また、あるご来場者様からは「なんだかコンサルティングのようですが、どういうビジネスなんですか?」とのご質問をいただきました。現在、当社では、ソフトウェアやサービスが商品であり、そこに対価をいただいています。ただ、商品の型にご要望を無理やり押し込めるようなやり方ではなく、お客様が目指していることを実現するための“より適した方法”をご提案できる会社でありたい、そのように考えています。

これからも、皆様のお役に立てるよう一同邁進してまいります。
今後ともアシストマイクロをよろしくお願いいたします。

*ブース配布資料をご希望の方、出展内容(まだ公式サイトに情報を掲載していない製品もございます)へのお問い合わせは以下までお寄せください。
am_info@assistmicro.co.jp

by choji