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2013-08-14

オフィス移転報告~プロジェクト「HKP」~

すでに書面やWebサイトでご案内しておりますが、アシストマイクロはこのたびオフィスを移転し、8月5日(月)より新オフィスでの業務を開始しました。移転から一週間が経過し、メンバーも新しい環境に慣れてきたところです。そこで今回は、新オフィスの様子や移転プロジェクトチームの活動報告を簡単にご紹介したいと思います。

新オフィスのご紹介~新中野から中野坂上へ、ちょっとだけ都心に進出

オフィス移転とはいっても、地図をご覧いただければおわかりのとおり、まったくかけ離れた場所に移動したわけではありません。元のオフィスは丸ノ内線の新中野駅(1・2番出口側/杉山公園側)から荻窪方面へ少々下ったところにありましたが、新オフィスはそこから青梅街道を新宿方面に直進し、15分くらい歩くと到着します。近いですね。

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新オフィスへのアクセスは、丸ノ内線の中野坂上駅(3番出口)が徒歩約6分で一番近いとのことですが、新中野駅の3・4番出口(鍋屋横町側 *これまでの最寄出口とは反対です)から来ても、この時間はあまり変わらないようです。駅からの所要時間は少々増えたものの、中野坂上駅が使えることで、丸ノ内線だけでなく大江戸線からも直接お越しいただけるようになりました。

コーポレートロゴを目印に、オフィスビルの7Fへ

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新オフィスがある野村不動産中野坂上ビルはこんな感じです。ビルの入り口に建っているサインに社名とコーポレートロゴを入れていただいたので、付近まで来たときにわかりやすくなったのではないかと思います。

このビルの7Fにアシストマイクロの新オフィスがあります。
ドアを開けていただくと、ロゴの輝くエントランスが皆様をお迎えします。

blogs_office_entranceエントランスは某リーダの飲み友達(?)株式会社空創様に施工していただきました。
素敵なエントランスをありがとうございます✿

7Fということで、青梅街道に面していても交通の雑音とは無縁で、陽の光がよく届くため、全体的に明るい雰囲気になっています。お客様をお通しする会議室からは、新宿の高層ビル群を臨むことができ(天気がよければ富士山も!)、昼の景色だけでなく夜景もなかなかいい感じです。

このほかにも、リフレッシュルームをはじめとした設備を新設しているのですが、まだ移転してから一週間程度ということもあり、落ち着いていない部分もありますので、このあたりはあらためてご紹介していきたいと思います。

移転までのながれ~プロジェクト「HKP」~

「明日4/16(火)、百瀬さんより重要事項の連絡があります。特別な理由がなければ社内にいるようにしてください。」 ― 発端は、総務グループから届いた一通の社内通知メールでした。

一体何が……!?これまで見たことのない文面に憶測を巡らせてみても答えは得られず、期待よりも不安を感じながら迎えた翌日―

アシストマイクロのオフィスを移転します。

との社長発表がありました。
一般社員に向けて通知されたこの時点で、すでに新しいオフィスの場所は決まっており、あとは実際に移転すること(目標は6月末!)が命題でした。そのため、すぐに各部署からの担当者選出を実施、社内横断プロジェクトとなる「引っ越しプロジェクト」(略称:HKP。なぜかローマ字表記を採用。)の遂行メンバーが決定されました。

さっそく同じ週に第1回のミーティングを開催、移転に関する課題についてのブレーンストーミングを行い、プロジェクトメンバーを必要な役割に応じて次のようにチームに分けました。

  • レイアウトチーム …新オフィスのレイアウト決め、施工業者とのやりとり
  • お買い物チーム …要・不要物のとりまとめ、新規購入品の選定と手配
  • 変更事務チーム …取引先への通知、公開情報等の更新
  • ネットワーク関連等 …通信、LAN等の環境設定
  • その他契約・手続き関連等

4月下旬のスタートから6月末に移転という目標を達成すべく、各チームで必要なToDoの洗い出しとスケジュール設定を行い、それぞれの担当業務を急ピッチで進めました。
定例のミーティングで進捗状況や課題を共有しながら、

  • 新オフィスへの社内要望取りまとめ
  • レイアウトや会議室等のオフィスデザイン決め
  • 購入物品の検討、稟議申請、手配
  • 新オフィスへのサーバや書庫移設の検討、対応
  • 新オフィス現地でのネットワーク敷設(IT企業なのでDIYです!)
  • 現オフィス内の物品選別(継続使用/通常廃棄/溶解)
  • 電話回線等の変更手続き(近いのに番号が変わりました…)
  • 移転案内方法の選定やご案内先のとりまとめ
  • 名刺、カタログ類、Webサイト等の情報更新

…と、ここには挙げきれないほどの準備を通常業務と同時並行で行う、慌ただしい日々が過ぎていきました。

正式な移転時期は、社外との調整に時間がかかったこともあり、1ヶ月ほどずれこんだ8月初週に決定しました。それでも、一般的な移転では、オフィスレイアウト決めが移転の4か月前に終了しているものだそうですので、わりと早めに対応できたのではないかと思います。

旧オフィスでの最終週はHKPメンバーを中心に全社で荷造り等の準備を進め、

  • 8/2(金) 業務をしながら荷造り完了
  • 8/3(土) 荷物の搬入出
  • 8/4(日) ネットワークの最終調整、各グループや個人の業務環境整備

そして、8/5(月)、新オフィスでの業務開始日を無事に迎えることができました。

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新オフィスは間仕切りを最小限にした見通しの良い空間で、コンパクトながらも機能的な働きやすい環境づくりを実践しています。社員一同新たな気分で、これまで以上に皆様のお役にたてるよう邁進してまいりますので、ぜひこれからもよろしくお願いいたします。

by choji