革新的なソフトウェアで経営課題の解決へ―アシストマイクロ株式会社
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2013-11-22

金融機関様限定ユーザ会(第1回)開催報告

2013年10月某日、アシストマイクロのシステムソリューショングループは、弊社ソフトウェア製品をご利用されている金融機関のお客様にお集まりいただき、初めてのユーザ会*を開催しました。

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本ユーザ会は、債権書類管理システム本人確認書類管理システムをはじめとする金融機関向け製品のユーザ様に限定したもので、Webサイトでの事前告知なども控えていたのですが、このたび無事に会を終えることができましたので、こちらのブログでご報告を行いたいと思います。

* 別の部門では、販売している海外ソフトウェア製品のユーザ会などを行っているのですが、自社製品では記念すべき“初開催”でした!

開催の背景と目的

アシストマイクロは、文書管理や業務効率化といった、どんな組織にもある課題に向けたソリューション、教育機関や金融機関をはじめとする特定の業界・業務に特化したソフトウェアなど、多様な製品・サービスをご提供しています。そのため、お取引していただいているお客様の業種や立場も本当にさまざまです。

そんななかで、まず金融機関のお客様に向けたユーザ会の開催を決めた理由には、次のような背景があります。

債権書類管理システムや本人確認書類管理システムなど、特定業務にむけた製品を利用されているお客様が多い=同じような業務を担当されている方が多い。一方で、そのようなお客様は、業務上、外部へのアクセス(例:インターネットやメールの使用、外出等)が制限され、なかなか同じような立場の人と交流する機会が持てていない。

法律や内部規定など、他の業種と比較して厳しい決まりのある金融機関。
お客様からは、「あの法改正への対応、他の金融機関ではどうやってるんだろう?」「似たような立場の人と交流できる場がもっとあったらいいのに」といったお声をよく伺っていました。

製品をご提供している立場として、製品の改善や保守サービスの品質向上はもちろん重要だけど、もっと他にもできることがあるのではないか?
そう考えていった結果、今回の“金融機関様限定”ユーザ会開催にたどりつきました。

会の目的は、次の2つです。

  • ユーザ様同士でノウハウや知見を共有していただける場をご提供すること
  • ユーザ様から忌憚のないご意見をいただき、弊社製品の改善に反映すること

お客様同士にとって良い場を作りたい、もっと良い製品をご提供していきたい―
一同、そんな想いで準備を進めてまいりました。

ユーザ会の様子

それでは当日の様子についてご紹介します。ユーザ会は東京の品川インターシティで開催、天気にも恵まれ、11金融機関16名のユーザ様にご参加いただくことができました。多くは首都圏のユーザ様ですが、なかには北海道や東北地方からこのためにお越しくださった方もいます。近隣の方も、遠方の方も、お忙しい業務のなかでこの会のためにお時間をいただけたことを、本当に有難いことと感じています。

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プログラムは次のような構成でした。

[第1部]

  • 開会のご挨拶
  • ユーザ様自己紹介
  • ユーザ様ご講演1 (犯罪収益移転防止法への対策)
  • ユーザ様ご講演2 (文書や媒体等の保管場所・保存期間管理)
  • 休憩 (ユーザ様同士の名刺交換や弊社製品のデモンストレーションなどを自由に)
  • ユーザ様ご講演3 (注意情報の運用・管理への取り組み)
  • 弊社製品のロードマップご紹介と意見交換
  • 弊社製品のご案内
  • 閉会のご挨拶

[第2部]

  • 懇親会

“ユーザ様が知りたいこと、ユーザ様にとって役に立つことは何か?どうしたら気軽に情報交換をしていただけるのか?”を考え、ユーザ様自身による講演を中心に、できるだけ交流の時間を用意できるよう心がけました。個々の内容については、お客様のお名前や講演の詳細等、公開できないことが多いのですが、全体的な流れにそって概要をご紹介していきます。

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まず初めに、弊社代表から開会のご挨拶として、会社紹介と今回のユーザ会に対する想いをお話ししたあと、参加されたユーザ様に一言ずつ自己紹介をしていただきました。ほとんどの方が初対面でしたが、それぞれの担当している業務や参加の目的などを共有でき、場の雰囲気も和やかなものになりました。

緊張もほぐれたところで(緊張していたのは弊社メンバーだけかもしれませんが…)、今回のメインであるユーザ様の講演に移りました。

ユーザ様の講演

最初の講演は、犯罪収益移転防止法対策としての本人確認記録書管理への取り組みについて。2013年4月に施行された改正法によって取引時に確認すべき本人情報が増えたことに伴い、確認記録書類も増加傾向にあります。その本人確認記録書の運用管理をどのように行い、どのように活用しているのか、システム化の流れや体制、実際の業務の流れなどをお話いただきました。

この取り組みによって、もともとの目的である営業店事務レベルの向上や顧客情報紛失の防止、業務処理時間の短縮が可能になったほか、Webベースでの書類参照が行えるようになり、顧客対応がよりスムーズになったという予想外の効果も生まれているそうです。

続いての講演は、保存文書管理への取り組みというテーマで、個人情報や機密情報を含む書類・各種媒体・データ等の保管場所と保存期間を機関全体で統一管理している事例を紹介していただきました。

種別に応じて定めた保存期間をシステムのマスターとして持たせ、あわせて所在情報を管理することで(現物はバーコードによる管理を実施)、“どんな情報が”・“どこにあるのか”、機関全体での可視化を実現したこと、精度の高い棚卸や誤りのない正確な廃棄処理が可能になったこと、などの効果だけでなく、機関全体の情報管理を統制するうえでの具体的な進め方などを伺うことができました。

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休憩を挟んで3つ目の講演は、注意情報管理への取り組み。実は、この講演は当初の予定にはなく、休憩時間などを通して参加者様の関心が非常に高いことがわかったことから、急遽、実際にシステム化を推進されているユーザ様にお話しいただいたものです。

こちらのユーザ様は、いわゆる注意先となる情報のリストを今年からシステムで運用されており、講演では登録している情報の種類や検索項目、業務での利用方法などをご紹介いただきました。システム自体は稼働して間もなく、登録情報も少ない状態であるものの、口座開設の謝絶事例などもいくつか出てきているとのことでした。

以上のユーザ様の講演テーマは、それぞれ利用してもらっている弊社製品に関連するものではありますが、その宣伝ではなく、取り組みの目的や業務において必要となる実際の対応、導入による効果から課題や改善点などまで率直にお話いただきました。講演されたユーザ様にとっても、聴講されたユーザ様にとっても、情報共有の有益な場になったのではないかと感じます。

アシストマイクロからの情報発信

後半はお時間をいただき、弊社からご利用中の製品に関するロードマップの発表と、それに対しての意見交換を行いました。開発会社として、製品の予定をご説明することは責任のひとつであり、これまでお客様から頂いてきたご意見をもとに、弊社として実施していきたい機能の強化やそのスケジュール等をご提示しました。とはいえ、それが本当にお客様の望みと合致しているかは、実際に伺ってみないとわかりません。そのような考えのもと、情報交換の時間もあわせた形式にしたのです。

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その結果、情報交換ではユーザ様から直接さまざまなご意見やご質問をいただくことができました。見えていなかったユーザ様のニーズ―たとえば、それぞれのユーザがあげている要望事項のとりまとめとユーザ全体への共有など、まだまだ対応が不十分な点を強く認識することができました。

頂戴したご要望は、ユーザ様のご期待に添えるよう、ひとつひとつ真摯に対応してまいりますので、引き続き、率直なご意見をいただけますようお願いします。

第1部の最後には、弊社製品のラインナップをご紹介しました。短い時間だったため、それぞれの概要や特徴をお話しするだけにとどまりましたが、普段使っている製品の他に、「こんなものも取り扱ってるんだ」と思ってもらえていたら嬉しいです。

懇親会

また、ユーザ会の第2部として、ささやかながら懇親会もご用意しました。
会場を近くのアリス アクアガーデンに移し、ユーザ様による乾杯のご発声でスタートです!

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初対面の方がほとんどということでちょっと心配だったのですが、ユーザ様同士でお料理とお酒を囲みながら、すぐにあちらこちらで歓談が始まりました。その会話の盛り上がりっぷりといったら、アシストマイクロのメンバーが会話に参加するのをためらうほど(笑)! お邪魔にならない程度に混ぜていただきつつ、とても楽しそうなみなさんの様子を見ながら、「こういう場をご提供することができて本当によかったなぁ」と何だかじんわりしてしまいました。

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懇親会の途中では、弊社メンバーの自己紹介のお時間もいただきました。普段お会いしている営業担当者だけでなく、保守サポートや開発の担当者、マーケティング担当者など、お電話やメール等での関わりはあっても、なかなか面会する機会のないメンバーも直接ご挨拶することができました。リーダによる「おもしろいことをひとりずつ言います」という無茶振り(!?)もありましたが、それぞれ温かい笑顔や拍手をいただけたので楽しんでもらえたかな、と一安心しています。

懇親会の最後には、別のお客様に一本締めを頂戴し、長時間にわたるユーザ会も無事に終幕を迎えることができました。

まとめ:よりご満足いただけるユーザ会にむけて

今回、初めてのユーザ会ということで、会の準備や当日の進行など、多くの面で至らない部分があったことと思います。それでも、どうにか無事に会を終えることができたのは、ユーザの皆様のご支援によるものと改めて深く感謝しております。

今回の反省点を踏まえ、次回はさらにご満足いただけるユーザ会を企画していきます。
たとえば、

  • 年1回は開催し、定期的なコミュニケーションの場をご提供
  • 役員や運用担当など、お客様の立場に対応したユーザ会の構成
  • 関西地方での開催(お客様が日本全国にいるため、関東以外にも進出!)

などなど… 第1回の参加者様はもちろん、今回ご都合が合わなかったユーザ様や新たなユーザ様も、どうぞお楽しみに✿(「こんなことをやってほしい」というリクエストも募集します)

 

アシストマイクロのソフトウェア開発部門では、お客様のご要望をもとに、よりよい製品づくりを行うことをもっとも重視しています。それが、自社で製品を製造している立場に求められることですし、アドバンテージでもあると考えています。

“お客様のお役に立ちたい” ― この想いのもと、かゆいところに手が届く、細やかな対応で、お客様のご期待に応えていきたいと思います。これからも、忌憚のないご意見と変わらぬご支援をいただけますよう、どうぞよろしくお願いいたします。

by choji