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2015-07-10

【Moodleroomsで始める新しい人材育成】連載第2回:ツールを駆使して効率化をはかる

皆様こんにちは。はっきりしない天気が続きますが、いかがお過ごしでしょうか。
体調にはくれぐれもお気を付けください。

クラウドベースの学習管理システム「Moodlerooms」(ムードルルームス)をテーマにした連載、第2回です。今回はMoodleroomsチームで効率化のために使用しているツールについてお話します。

我々Moodleroomsチームは、「最新のツールを使って仕事をしよう!」という目標を掲げました。
その際取り入れたのが「タスク管理ツール」と「チャット」です。
検索すれば無料で使えるものがいろいろ出てきます。

Moodleroomsチームで採用したのは「gantter」というタスク管理ツールと、「チャットワーク」というチャット&タスク管理ツールです。

「gantter」では、タスクごとに番号と担当者を決め、スケジュールをグラフ状にしています。こうすることで、「誰の」「どのタスクが」「いつまでに終わるのか」が一目瞭然に分かるので、今後の計画がかなり立てやすくなりました。

gantter

個人的にヒットだったのが「チャットワーク」です。グループチャットを作り、簡単な質問や打合せ、進捗状況の報告などをほとんどチャットで行っています。今まで会議室に集合して行っていた打合せを、ほとんどチャット内で行えるので、場所の確保やスケジュール調整が不要になりました。さらに情報共有をチャットで行いますので、チーム内でメールをすることがほとんどなくなり、メール管理が容易になりました。

chatwork

質問自体はすぐ終わる内容なのに、聞きたい相手がなんだか忙しそう、電話に出てしまった、外出してしまった、打合せに出てしまった…と、なかなか聞きに行けず、その間作業がストップしてしまう、なんてことはありませんか? 仕方がないからメールを送ったけど、普段から顧客や業者と大量にメールをやり取りしている人だから、受信ボックスに埋もれてしまい、なかなか気づいてもらえない… 「オフィスあるある」の一つなのではないでしょうか。

チャット機能を使えば、質問をポンと投げておくだけで、あとは相手の都合の良い時に返信してもらえる。また口頭ではなく文章で質問するので記録にもなりますし、言いたいことをちゃんと整理してから伝えられるので、齟齬がなくて良いですよね。煩雑なメール処理に悩まされることもありません。

チャットで仕事なんてやったことないから不安…と思う方もいるかもしれません。
でも私たちの生活で普段からチャットと同等なツールを使うことは意外に多いです。
たとえばLINE。Twitter。SNSのコメント欄。私たちは自分が思っている以上に「短文でリアルタイムなやりとり」に慣れているものなのです。

Moodleroomsにもチャット機能は搭載しています。オフィスで、学校で。同僚や上司と。学友と先生と。
便利なツールを使うことにより情報や意見交換がもっと活発になれば、
仕事や勉強という場が、より楽しく、刺激的なものになるはずです。

シンプルに、スピーディに、効率よく仕事をする。
障壁、ストレス、手間をできるだけ削減し、ゆとりあるオフィスライフを。

我々Moodleroomsチームは、自分たち自身でその方法を模索しながら、
新しい仕事のありかたを皆様にご提案していきたいと願っております。

by tamura