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2017-04-17

【現場に即したBPMとは】Part1-複数部門が複雑に関わる社員受け入れ業務を管理する

こんにちは。BPM&ワークフローソフトウェア「BP Director(ビーピーディレクター)」を担当していますKenです。これから不定期に“現場に即したBPM”を紹介したいと思います。

BPMとはビジネスプロセスマネジメントの略ですが、まだまだ耳慣れない方の多い、なんでも略してしまうIT業界特有のワードですね。略せば賢そうでかっこいいと思ってしまう人の多いIT業界の悪い癖だと思いませんか?
要は業務を管理して、改善してきましょうという、トヨタ自動で有名になった“カイゼン”みたいなものですね。それを生産現場だけではなく、様々な企業の業務に適用しよう!!という考え方です。

BPM_image BPMを取り入れることで、計画・実行・評価・改善というPDCAサイクルによる業務管理が可能に

新しい社員の迎え入れ、さまざまな部門で準備が発生

さて、話は変わりますが、4月は新入社員や人事異動の時期ですね。個人的には花粉の時期で辛い時期ですが、当社でも毎年数名の新入社員が入社します。まだ仕事は何も知らない新入社員ですが、考え方や前向きな気持ちに周りも感化され、非常にいい影響がありますね。この気持ちをずっと持っていてもらいたいと思うものです。(不良社員の私はもう持っていないかもしれませんので反面教師としてください、、、)

しかしながら、新入社員を迎え入れる部門、特に総務、人事、ITの関係者は大変な時期でもあります。新たな気持ちで入社する新入社員や心機一転新しい部署に異動してきた社員、迎え入れる側が十分な準備をして気持ちよく迎えたいものです。今はなき、世間を騒がせた企業のようにとりあえず会議室で、退職者がでて席が空いたら座席を決めるなんて企業はあまりないと思います。

では、新入社員を迎え入れるあたりどんな準備が必要でしょうか?

新入社員の受け入れ準備の一例

  1. 新入社員から提出してもらう書類(住民票、成績証明書、マイナンバー等)
    さまざまな書類を受領します。入社前にあらかじめ提出してもらっているケースもあるかもしれませんね。
  2. 会社から書式を提示して、提出してもらう書類(雇用契約書、誓約書、給与振込の口座情報等)
    企業によって異なりますが、こちらも入社前に準備しておくケースが多いかと思います。
  3. 座席、内線電話、個人ロッカー、IDカード等の手配
    配属先が決まったら、働く場所も用意しなければなりません。
    オリエンテーション完了までは配属が決まらない企業もあるので、入社後に対応するケースもあります。
  4. パソコン、スマートフォンの手配、利用するアカウント、メールアドレス等の発行
    パソコンやスマートフォンといった物理的な端末や、メールアドレス、社内の各システム等のアカウントも用意する必要があります。
  5. オリエンテーション
    ビジネスマナーや個人情報保護、セキュリティ教育の実施、就業規則や社内規程の説明、業務の説明やトレーニングなど様々です。

このような準備は、おそらく企業の大小に関わらず実施しているのではないでしょうか。

もうお判りかと思いますが、ざっくりと挙げただけでも総務や人事、管理、情報システムとさまざまな業務領域が関わっています。これらの業務を1人、もしくは1つの部署ですべて行うケースは少ないかと思われます。

複雑に絡み合う業務― 属人化によるリスクや見えていない無駄が発生?

では、複数の異なる部署で受け入れ準備を実施する場合、どの部門の、誰が、いつから、どの準備に取り掛かるのがいいのでしょうか?

例えば、メールアドレスの作成はITの領域ですが、新入社員の個人名などがわからないと作成できないケースがほとんどですので人事から情報提供がなければ動けませんし、各アカウントの発行にもメールアドレスなどが必要になるかもしれません。また、パソコンを使った研修を行いたいというときも、パソコン自体の手配は総務部門、セットアップはIT部門、研修は人事部門と、ひとつの準備でも実際は関与する担当者が複数いる場合もあり、それぞれがその研修が入社後何日から始まるのかという期日を意識して動く必要があります。

つまり、これらの業務は複雑に絡み合っているのです。

企業規模にもよりますが、受け入れ業務は属人化しているケースも多く、毎年各部門の同じ担当者が準備を進めていることもあるのではないでしょうか?もちろん何年も行なっていれば、“あ・うん” の呼吸で連携ができているかもしれません。でも、その担当者が退職したら?異動したら?…属人化はその時に問題になります。

一方、各部門のなかのさまざまな担当者が対応する体制を取っているところもあるでしょう。ただ、受け入れ業務は日常的な業務ではなく、別の業務を抱えている担当者に受け入れの全体スケジュールをしっかりと共有して期日までに動いてもらうのは難しい面もあるのではないでしょうか。もしかしたら「アカウント発行に着手したかったのに必要な情報が来ていなかった」「実は個別に進められる準備があったのに無駄に待機していた」といったロスが発生しているかもしれません。

複数の部門や担当者に渡る業務、個々の担当者が自分の業務を正確に把握し、定められた期日までにきちんと完了するにはどうすればよいのでしょうか?

BPMなら、複数担当者が関わる業務も明確に管理可能に

このように、複数部門が関与する複雑な業務も“カイゼン”できるのがBPMです。
BP Directorでこの受け入れ業務プロセスを構築するとこんな感じです。

Timeline BP Directorで「受け入れ業務」を管理。やるべきタスクが「アクティビティ」に一覧化され、「タイムライン」でそれぞれの所要期間や依存関係の状況が把握できます。

BP Directorでは、一般的なフローチャート形式のワークフローはもちろん、ガントチャート形式でも業務を可視化し管理できる「タイムライン」という機能があります。

このタイムラインでは、あらかじめ必要な受け入れ準備をリストとして書き出すことで“見える化”し、各担当者にタスクとして割り当てます。タスクは依存関係を持っているものも、独立して処理できるものも、あわせて管理することができ、それぞれに処理の予定時間や期日を設定することが可能です。

依存するタスクが完了したら自動的に次のタスクを実行する担当者にメールでタスクの実行を促しますので、無駄な待機時間や別の部署にいちいち状況確認する必要もなくなります。さらに、予定より遅れているタスクがあれば、関係者に遅れることをメールで知らせますので、全体的なスケジュールに影響が出ないように対策を講じることも可能になります。

どうでしょう、複雑な業務が少し見えるようになったと思いませんか?

業務を可視化して管理することの重要性

今回は新入社員の受け入れ業務を例に取り上げましたが、そのほかにも複数の担当者や部門が関わる複雑な業務はみなさんの周囲にたくさん存在していると思います。このような並列処理や依存関係が入り混じっている業務は、一般的なワークフロー機能では管理しづらい領域ですが、BP Directorなら、業務の特性にあわせてワークフローとタイムラインのどちらの方法でも業務を可視化して管理することができます。

今順調に進んでいる業務でも、何か発生した時に大きな問題へと発展するケースは多々あります。業務を見える化しておくことで、各業務が予定通りに進んでいるのか、何かイレギュラーが発生していないかが把握できるようになり、さらに、遅延予測などのようなアラートを受け取れることで、次に打つべき手を速やかに検討することも可能になります。

例えば自動車の任意保険は何もなければ基本的に掛け捨てですが、何かがあった時のために入りますよね。日々の業務でも、何かがある前に対応を行えることは、事業継続する上で非常に重要なテーマとなっています。

今回のコラムでBPMやBP Directorに興味が出てきたという方には、各種のWebセミナーで詳しいお話をしていますので、ぜひお気軽にご参加ください!

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by ken