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2017-08-02

【現場に即したBPMとは】Part4- 業務プロセスを見える化するには “フローチャートの作成”

こんにちは。
BPM&ワークフローソフトウェア「BP Director(ビーピーディレクター)」を担当していますKenです。

“現場に即したBPMとは”Part4では “フローチャートの作成”についてお話ししたいと思います。

Part2でプロセスオーナの重要性、Part3で属人化、見える化についてお話しましたが、今回は実際に業務を見える化するフローチャートの作成、つまりプロセス図の作成について説明します。

BPMNってなに?

BPMNって聞いたことがあるでしょうか?Business Process Modeling Notationの略で、日本では「ビジネスプロセスモデリング表記法」なんて訳されたりもしています。一言でいうとビジネスプロセスを表記する際のルールです。システムに詳しい方は、UML(Unified Modeling Language)のアクティビティ図を想像する方もいらっしゃるかもしれません。どちらもアクティビティ図(要はフローチャートです)を記載するものですが、よりBPMNの方がビジネス寄りともいわれています。

BPM_blog_4image

「じゃあフローチャートでいいじゃない」と思われる方も多いのではないでしょうか?
私個人の意見としては、ビジネスプロセスを表すことができればなんでもいいと思います。

ではなぜBPMNという記述法があるかというと、業務プロセスを改善するためには、プロセスオーナーだけではなく、実際に業務を行う人、システムで運用を行う場合はシステムを構築する人、サポートする人、すべての参加が必須だからです。たとえばプロセスオーナーが英語、業務を行う人が日本語、システム管理の人がフランス語ではコミュニケーションをとることは難しいですよね。それと同じで、みんながわかりやすく、意思の疎通を図るために、ルールを決めよう!!と作成されたものなのです。意思の疎通が図れれば形にこだわる必要はないと思いますよ。

As-Is? To-Be?

普通はここで書き方を説明しますが、BPMコラムは業務を改善するための参考情報を提供したいという目的があります。プロセスオーナーも決まった、対象業務も決まった、それではプロセス図をBPMNで書きましょう!となった場合、何を書けばいいでしょう。

ここで「As-Is」と「To-Be」を簡単に説明したいと思います。

  • As-Is ・・・ 現在の業務プロセス、現在の姿
  • To-Be ・・・ そのプロセスのあるべき形、目標とする業務プロセス

※業務プロセスのAs-Is、To-Beの場合です。

BPM_asis

業務プロセスを改善するためには、現在のプロセスを十分把握する必要があります。そのプロセス図を元に改善点を探るためにはAs-Isのプロセス図を作成します。現状が把握でき、改善できるところから改善するには最も適切な方法ですが、デメリットとして現在の業務から離れることが難しい点が挙げられます。

一方、To-Beを先行させて業務プロセスを考えた場合、理想の姿を共有することができます。そこから、現状とのギャップを埋めて業務改善を行なっていく方法があります。メリットとして、理想の形に短期間で業務を改善できる可能性がありますが、組織や担当変更などドラスティックな対応をする必要があったり、あまりに現状と乖離してしまうと絵に描いた餅となる可能性があります。

まず、ビジネスオーナーはどういったアプローチで業務プロセスを検討するか、十分に考える必要があります。また、どちらの場合もどこまで細かく記載するかを合わせて考えます。

BPMNの書き方

では、本題のBPMN図の書き方を簡単に説明したいと思います。

まずは記載する領域の設定を行います。Swimlane(スイムレーン)という組織や役割を記載するレーンを利用するか検討します。おそらくプールのレーンに似ているからSwimlaneというのではないかと思います(実際のプールのレーンはcourseとか単にlaneと言います)。参加者が多い、プロセスが長い場合などには利用するとわかりやすいと思います。使いたくなければ使わなくても問題ありません。

Swimlane

記載する領域が決まったら、実際に描いてみましょう。重要なのは3つ、「プロセスの開始」、「プロセスの終了」、「アクティビティ(タスク)」だけです。レーンの左からプロセスの開始は細い丸、次にタスクの数だけ四角、最後にプロセスの終了に太い丸を描いて、線でつなげるだけ。たったこれだけです。簡単ですよね。

process1

また、実際の業務にはさまざまな分岐がありますよね。条件によって処理が分かれるときは菱形、並列で複数のタスクを同時に実行したい場合は菱形の中にプラスが入ったマークを記載します。並列の場合、また一緒になるときも菱形の中にプラスを書きます。

process2

他にもメッセージやサブプロセスを呼び出すといった色々な記号がありますので、興味のある方は書籍やインターネットなどでご確認ください。

* ちなみに、よくある稟議申請業務をBPMN図にしてみると、こんな感じです。申請者の上司に稟議がまわり、申請内容の金額(ここでは100万円)が分岐条件になっていて、条件を満たす場合は役員にも決裁を仰ぐというフローです。

BPM_blog_4_sample

BPMNの記述ツールなど

現在、MicrosoftのVisioやフリーソフトなど様々なツールがありますので、こういったツールを使うと簡単にBPMNを書くことが可能です。各種の記号もあらかじめセットされているので、手軽に作ることができます。また、AppStoreなどで購入できるものから、BPMN図の共有などもできる多機能なソフトも発売されています。もちろん、手書きで書くのも味があっていいと思います。いきなりツールを使って書くのではなく、何人かでホワイトボードや模造紙に書き出してみるのも、認識の共有や新たな発見に役立つのではないでしょうか。

話がそれますが、F1にエイドリアン・ニューウェイ(Adrian Newey)という天才デザイナーがいます。名門ウィリアムズ、マクラーレン、現在はレッドブルに在籍していますが、7回もチャンピオンマシンを設計しました。CADが当たり前になった現在でも、彼は未だに図面を手書きで書くそうです。ぜひ、手書きで描いてみませんか?あなたのTo Beフローが輝くかもしれません!!(ただし、プロセス改善の時には再度、一から記述する必要があるので、効率が悪くてもアシストマイクロでは責任は持てません、、、)

なお、ここまでBPMNについて書いてきましたが、アシストマイクロが提供するBP Directorは、実はBPMNを意識しなくてもマウスのドラッグ&ドロップだけで直感的に業務フローを描けるようになっています(!)。ですので、「BPMN、ちょっとハードルが高そう……」と感じられた方もご安心ください^^

次回はクラウドで利用するBPMについてご紹介したいと思います。

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by ken