革新的なソフトウェアで経営課題の解決へ―アシストマイクロ株式会社
AssistMicro

人材サービス業E社様

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導入先

人材サービス業E社様

業種

サービス業

製品・サービス

    電子化サービス

人事書類をセキュアに電子化、効率的な業務利用と紛失リスク削減に効果

人材サービス業を展開するE社様では、人事情報をシステムで管理されています。しかし、すべての情報がシステムのデータとなっているわけではなく、従業員から提出される履歴書や取り交わしをする労働契約書など、一部の人事関係情報は紙の書式での運用を行っています。

何千人にものぼる従業員の情報を管理する人事部門では、このような書類をファイリングし、キャビネットで保管していましたが、業務で参照する回数が頻繁であり、大量の書類から必要なものを探して内容確認する手間や、保管場所への戻し間違いの発生が、大きな課題となっていました。

アシストマイクロのご提案と作業内容

E社様のケースでは、対象となる書類の参照頻度が高く、電子化センターにお預かりすることが難しいことから、オンサイトでのスキャニング作業(作業期間:2週間)をご提案しました。

また、ご利用中の人事システムでの運用が目的ですので、システムの仕様にそったデータ形式で画像化するとともに、納品後すぐにご利用いただけるようデータへの加工を行いました。

人事書類の電子化イメージ
  • 対象資料: 人事関係書類(履歴書、労働契約書、緊急連絡先など複数種の書類)
  • 数  量: 約3万枚
  • 納品形式: システムの仕様に合わせた画像形式にデータ化。ファイル名は「社員番号+書類名」でリネームし、システムのデータと紐づけて媒体でご納品。

導入効果

サービスを導入された効果について、お客様に伺いました。

業務で必要な人事関係書類をすぐに参照、業務効率が向上

これまで人事関係書類を参照するときは、保管しているキャビネットまで移動して必要な書類を探し、コピーを取って使用していましたが、人事システムに書類の画像データを登録したことで、自席で検索すればすぐに必要な書面を確認できるようになりました。業務の効率が大幅に向上しています。

書類自体の紛失リスク削減、個人情報保護の強化に

従来は人事関係書類の現物を業務で使用していたため、書類の戻し間違えが発生し、キャビネット全体を探さなければならないことがありました。書類をデータで参照できることで、わざわざ現物を使用することも、コピーを取る必要もなくなり、万が一の紛失や情報の流出といったリスクの削減にも効果が感じられます。

アシストマイクロ担当者より

従業員の人事関係書類は個人情報に該当し、企業としては厳重に管理しなければならない情報のひとつです。E社様では、人事関係書類を電子化し、人事システムで運用することで、システムを使用できる担当者のみが閲覧できるという環境と、書類現物の厳重な保管を可能にされています。

このほか、人事関係書類の電子化業務では、他社様のケースで「人事考課書類の点数部分だけは見せないようにしたい」というご要望があり、PDF化とあわせて墨消し加工を行う、といった細やかな対応もしています。人事や総務部門で人事関係書類の運用・管理にお困りのお客様は、ぜひお気軽にご相談ください。

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