革新的なソフトウェアで経営課題の解決へ―アシストマイクロ株式会社
AssistMicro

九州カード株式会社様

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導入先

九州カード株式会社様

業種

金融・保険業

製品・サービス

    電子化サービス

ISMSが要求する原本管理実現のため申込書を一挙に電子化・システム運用、セキュアかつ効率的な運用体制が業務実績の向上にも効果を発揮

九州カード株式会社様は、1980年7月に株式会社九州クレジットサービスとして創業以来26年、常にお客様の立場にたってクレジットカードの普及に邁進されています。西日本地区最大の銀行系カード会社であり、さらに地銀系では全国1位という実績を誇る同社は、個人情報保護を中心とした情報セキュリティ確保にも万全の体制で取り組まれ、2004年にはプライバシーマーク付与認定とISMS(情報セキュリティマネジメントシステム)認証を同時取得されました。これは銀行系カード会社としては全国で初めてのことです。なお、ISMSについては、2006年3月に国際規格ISO/IEC27001:2005への移行を完了されています。

ISMS認証の取得において課題となったことは原本管理の適正でした。お客様の情報が記載された申込書をどのように管理するか―九州カード様が採用された対策は「申込書のデジタル化による運用体制の変革」でした。ここでは、同社がデジタルデータをどのように活用し、新たな体制を実現されたのかをご紹介いたします。

導入背景:ISMS取得をめざし、原本管理のセキュリティを強化

情報保護が企業責任として声高に叫ばれる近年、私たち九州カードは情報セキュリティの重要性をいちはやく認識し、2003年業界に先だってISMS認証取得への全社的な取り組みを開始しました。

ISMSの取得において課題となったのは、情報の「原本管理に対する要求」でした。当社はそれまで、お客様からのカード会員申込書は、バインダに収めて社内倉庫で集中的な管理を行っていました。しかし、社内共有の倉庫のため、社員であれば誰でも管理場所への出入りができる状態でもありました。

申込書原本の安全性や閲覧者の制限…管理体制のセキュリティを強化するべく、様々な点から考えた結果、申込書のイメージデータをシステムで運用する という方法にたどりつきました。イメージデータを日常利用することで原本は使用せず、さらにシステムで権限を設定すれば不要な閲覧が防げると考えたのです。

そして私たちは、電子化作業とシステム導入の双方に対応できる業者として、アシストマイクロを選択しました。同社はカード会社の書類の電子化実績があり、さらに九州にある当社まで、社員が機材とともに来社して作業するという出張型サービスを提供していたからです。申込書は普段の業務で使用しますし、何より個人情報ですから、社外に出さずに電子化できる点は当社にとって好都合でした。また、社内の既設システムに影響なく導入できるWebシステムを取り扱っていたことも決め手のひとつでした。

導入目的:審査業務からイメージデータを利用、システムでの一元管理体制を構築

イメージデータをシステムで活用するという新体制の構築に際し、今まで紙の状態で行っていた申込書の審査業務からシステム化することにしました。お客様から毎日寄せられる申込書を随時電子化することで、書類の発生時点からデータで管理するのです。さらに、作成したイメージデータを照会等の日常業務に活用することで、書類現物は専用倉庫から取り出すことなく厳重に管理できます。

また、バインダで管理してきた過去の申込書も電子化し、システムに移行します。これにより、当社のすべての申込書が、システムで一元管理できるようになるのです。

アシストマイクロのサービス内容:既存の申込書を集中的に電子化、導入システムへ登録

【全体の流れ】

  1. 社員の訪問(アシストマイクロ社員1名・スタッフ10名・スキャナ2台)
  2. 電子化対象書類の選別(キングファイル5,300冊より28万枚の対象書類を抽出)
  3. 申込書類のスキャニング、イメージデータ作成
  4. インデックスデータの編集、付与
  5. イメージデータ・インデックスデータのHDDおよびDVD格納
  6. 申込書管理システム導入および完成データの投入(納品)

【作業概要】

  • 資  料:カード会員申込書
  • 数  量:イメージデータ(TIFF形式)280,000ファイル、インデックスデータ 280,000件
  • 作業期間:2003年12月~2004年3月

導入効果:セキュアで効率的な運用体制が、実績の向上につながる

書類原本の厳重な管理が実現

申込書の利用をイメージデータにしたことで、書類原本を社外の専用倉庫で厳重に管理できるようになりました。日常業務での原本利用には紛失のリスクがつきまといますので、セキュリティがかけられる特定の場所に格納し、取り出さないことがもっとも安全な管理体制であると考えています。イメージデータはその体制を実現するための欠かせない要素ですね。

権限設定で関係者以外の閲覧を防止

バインダによる原本管理では不可能だったアクセス権限の設定が、申込書管理システムにより可能となりました。見ようと思えば社員全員が情報を閲覧できる状態が改善され、利用履歴のログの管理もできるようになりました。セキュリティ性は格段に向上したといえるでしょう。

カード発行業務のスピードが2倍!会員数も1.5倍!

申込書の運用が新しい体制になり、審査から始まる一連の業務が円滑に進められるようになりました。例えば、カード発行に要する時間は2週間から5営業日までに短縮され、お客様にもご満足いただけています。また、導入時は28万人だったカード会員数も、2006年3月期には45万人を超え、現在も増加 を続けています。申込書運用の負担が削減され、他の業務にその時間をかけられるようになったことも、この実績の要因のひとつではないでしょうか。

感想:サービスを導入して

2004年12月、九州カードは銀行系カード会社で国内初のISMS認証取得をいたしました。社員一同の絶え間ない努力の賜物であることはもちろんですが、「イメージデータで書類を運用し、原本は厳重に管理する」という体制へ移行できたことも大きな要因でしょう。このような体制の基盤となったのは、アシストマイクロのサービスだったと感じています。

現在、申込書の電子化作業は、書類発生時に社内で実施していますが、サービス導入によって申込書の運用体制が確立されていたため、電子化未経験の社員でも特に問題なく業務に就けました。また、お客様数も年々増加していますが、処理がオーバーフローになることはありません。もしこの体制がなければ、業務はまわっていないでしょう。今後、企業への情報管理要求はますます厳しくなると思いますが、この体制をもとに着実に対応し、業務に邁進していきたいですね。

アシストマイクロ担当者より

九州カード様は、既存の申込書の管理体制を見直され、デジタルデータとシステムの活用による新体制を構築、ISMS認証取得を実現されました。同社は申込書に続いてCOMフィルムもすべて電子化され、厳重な原本管理をあわせて行われています。
情報管理は企業の果たすべき責務となっています。九州カード様がその要求に対応されるなかで、当社のご提供したサービスが少しでも労力的な負担を軽減することができ、現在も業務体制としてお役に立てていることは大変ありがたいことです。今後もこのようなご支援ができるよう努めてまいります。

USER PROFILE:九州カード株式会社

1980年7月、九州クレジットサービスとして設立。西日本地区最大の銀行系カード会社であり、地銀系では全国1位の実績を誇ります。個人情報保護を中心とした情報セキュリティ確保にも注力しており、2004年には銀行系カード会社として全国初のプライバシーマーク付与認定とISMS認証を同時取得。なお、ISMSについては、2006年3月国際規格ISO/IEC 27001:2005への移行を完了。

本社:福岡県福岡市博多区 博多駅前4-3-18 サンライフセンタービル
設立:1980年7月
資本金:1億円
社員数:131名
カード会員数:454,000人
加盟店数:60,000店
http://www.kyushu-card.co.jp/
(2006年3月時点)

  • 本導入事例は2007年3月の取材に基づくものであり、現在の状況と異なる場合がございます。
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