革新的なソフトウェアで経営課題の解決へ―アシストマイクロ株式会社
AssistMicro

公益法人C協会様

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導入先

公益法人C協会様

業種

官公庁・公益法人

製品・サービス

    電子化サービス

機密文書を電子化、会員への情報提供サービスを拡充し、原本の厳重管理を可能に

公益法人C協会様は、特定製造業者の製造物を登録・審査する機関であり、会員に向けた技術情報の提供やコンサルティングなど多岐にわたる業務を行う法人です。同協会様では、広範囲に十分なサービスを提供するため、国内だけでなく海外にも多くの拠点を展開、世界規模でのサービスネットワークの構築を実現しています。

C協会様では、登録業務時に会員業者から提出される図面や技術文書の管理も行います。これらの図面や技術文書は機密情報として施設内の保管庫で管理されていましたが、各製造物の検査時に使用するため、検査を担当する拠点から内容への照会が寄せられていました。

そのため、照会があるたび保管庫から該当の図面を取り出さなければならず、ときには「図面を直接確認したい」という依頼もあり、図面の複写を作成して専用メール便で送付するという対応をしていました。

そこには、次のような課題がありました。

お客様の課題

照会への回答に時間がかかる。複写図面の提供には数日を要することも。

拠点から照会を受けたとき、保管庫から図面を探して確認するため時間がかかる。特に、複写図面を海外に送る場合、照会元にメール便が届くまで数日という長い時間が必要。結果として検査を受けている会員を待たせてしまっている。

文書現物の厳重な管理が徹底できない。

図面や技術文書を保管庫にしまっていても、照会のたびに取り出す必要があるため、誤った紛失や破損といったリスクをなくすことができない。

そこでC協会様は、“照会へのスムーズな対応”と“文書の安全性確保”を実現するため、図面と技術文書を電子化し、各拠点への情報提供を可能にするシステムを構築することを決定されました。機密情報である大型図面や技術文書の電子化を出張で行えること、そして専用システムを開発できること、この2つの条件に対応できる企業として、当社にお声がけいただきました。

アシストマイクロのサービス内容:オンサイトによる電子化サービスとシステム開発

アシストマイクロでは、C協会様の業務に応じたシステムを開発するとともに、同協会様内へ図面電子化用の大型スキャナと技術スタッフを派遣し、常駐で電子化作業を行いました。

  • 対象資料: 製造物図面(長尺図面、不定長尺図面)、技術文書(A4・A3)
  • 製品開発: 電子化文書の運用にあわせた専用システム
  • 納品形式: 画像データと登録用インデックスデータをシステムに格納して納品

*作業期間中のスタッフ・進捗管理は、お客様の負担にならないように、弊社管理者が実施。

導入効果

サービスの導入効果をお客様に伺いました。

国内・国外を問わない、スムーズな情報提供が可能に

図面と技術文書を電子化したことで、国内外を問わず、各拠点からシステムを介して必要な文書を必要なときに参照できるようになりました。今までのように複写図面の到着を待つことがなくなり、速やかに検査を実行できるため、会員サービスの質も向上されました。

重要文書の厳重管理を実現、劣化防止効果も

図面や技術文書の日常的な利用を電子化データに切り替えたことで、文書原本を保管庫から取り出す必要がなくなりました。保管庫に施錠して厳重に管理することで、紛失や破損といったリスクが削減できただけでなく、資料の劣化も最小限に抑えられています。

アシストマイクロ担当者より

C協会様は図面と技術文書の電子化を定期的に進められて、最近では会員業者もこれらの図面や技術文書を自由に参照できるように、専用ソフトウェアを開発・提供するなど、さらなるサービスの拡充に努められています。

このように、各所からの照会頻度が高い重要文書を安全に管理するには、活用には電子化データを使用し、文書原本は厳重に保管する、とそれぞれの役割を分けた運用を考えることが、有効な方法のひとつと言えます。

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