革新的なソフトウェアで経営課題の解決へ―アシストマイクロ株式会社
AssistMicro

株式会社しんきんカード様(オンサイト電子化編)

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導入先

株式会社しんきんカード様(オンサイト電子化編)

業種

金融・保険業

製品・サービス

    電子化サービス

情報漏えいの可能性を限りなく“0”へ ― 定期的な訪問電子化サービスで申込書類をセキュアにデジタル化

しんきんカード様は、1980年に関東甲信越・北海道・沖縄の信用金庫の出資により設立されたクレジットカード会社です。各地域の信用金庫との緊密な連携を反映したクオリティの高い顧客サービスで、地域経済の発展に貢献されています。国内カード発行数が2億6,000万枚を超え、競争激化の一途をたどるカード業界のなかで、同社の「しんきんカード」は81万人を超える会員と13万6,000店の加盟店という多くのお客様に利用されています。VISA・MasterCard・JCBの3ブランドとの提携によるワールドワイドな利便性、そして信用金庫の持つ地域密着性を活かしたきめ細やかな顧客サービスが、このようなお客様からの厚い信頼と実績につながっているといえるでしょう。

そんなしんきんカード様は、お客様の申込書類を安全に運用する手段として、書類のデジタル化を採用されています。当社のオンサイトスキャニングを活用し、情報を外部に持ち出すことなくセキュアにデジタルデータ化する体制を実現されたしんきんカード様に、サービス導入の効果を伺いました。

これまでの問題点:個人情報の移動にともなう紛失という可能性

しんきんカードでは、お客様の情報を安全に取り扱うため、申込書類の運用体制の整備に注力してまいりました。2002年より申込書類を電子化・検索システムで運用し、原本は専用倉庫で管理しています。円滑な情報利用と厳重な管理を両立する体制といえるでしょう。

電子化業務はアシストマイクロに依頼、月に一度一か月分の申込書類を預け、システムの仕様にそったデータを作成してもらっていました。書類やデータは個人情報が記載されていますので、移動時には暗号化など可能なかぎりのセキュリティ対策を行っていました。

ただ、近年個人情報漏洩事件が多発するなか、書類を社外に持ち出すことには不安がありました。書類の紛失という可能性は“0”にしたい―しかし、手間のかかる電子化を当社で行うわけにもいきません。

そのようなおり、アシストマイクロから「電子化を貴社内で行う出張型に作業体制を変えましょう」と提案を受けました。出張型のデジタル化サービス は、同社の社員が必要な機材とともに訪問、その場で電子化を実施するというもので、要員や作業の進捗管理もすべて請負うとのことでした。

これなら当社に新たな負担がかかることなく、申込書類を社外へ出すリスクを排除することができると感じました。当社は申込書類の運用体制を、さらにセキュアにするため、電子化業務を出張型に移行することを決定したのです。

アシストマイクロのサービス内容:定期的な訪問作業で安全な社内デジタル化を実施

【全体の流れ】

  1. 月に一度の訪問(アシストマイクロ社員1名・PC1台・スキャナ1台)
  2. 申込書類のスキャニング、イメージデータ作成
  3. イメージデータの暗号化、持ち帰り
  4. インデックスデータの作成、付与
  5. イメージデータ・インデックスデータのCD-R格納、暗号化
  6. 完成データの納品

【作業概要】

  • 資料:申込書(カード会員・加盟店)、諸届、解約届、本人確認書、印鑑証明書など
  • 数量:イメージデータ(TIFF) 約15,000~15,200ファイル、インデックスデータ 約15,200~15,400件
  • 作業期間:2005年より月に一度、定期的に作業
    (訪問スキャニング:月末月初の3~4日間、データ編集:訪問初日より1週間程度)

導入効果:「書類を社外に出さない」が生み出す3つの効果

社内にある、という安心感

しんきんカードのご担当者様

まず、導入の最大の目的ですが、書類を社外に持ち出す必要がなくなったことが一番の効果です。どれだけセキュリティに気を配っていても、情報を移動させることには紛失の可能性がつきまといます。それをなくすことができたのは、本当に大きな効果です。

また、「もしかしたら紛失が起こるかもしれない」という不安がなくなり、精神的な負担がなくなりました。「いつでも」「すぐに」「自分の目で」書類を確認できるようになったので、電子化作業中でも大きな安心感があります。

預け入れ時の手間を削減

以前は申込書類に紛失がないか確認するため、預け入れ前に1枚ずつナンバリングし、返却時に枚数カウントをしていました。当時は1回に預ける書類が月平均で15,000件ありましたから、15,000回番号をつけていたことになります。今は、スタッフの方に当日電子化してもらう書類を直接受け渡しできますので、そのような手間をかける必要もなくなりました。

スピーディな顧客対応が実現

お客様の照会にすぐ対応できることも大きなメリットです。アシストマイクロは、専用の照会対応システムを設けているので、預けた申込書類に問合せがあったときでもすばやい対応をしてもらえますが、「書類そのものが社内にあっていつでも見られる」という環境が一番であると感じています。当社の顧客満足度にもよい効果がありそうです。

アシストマイクロ担当者より

しんきんカード様は長年にわたり、顧客情報の安全な運用に真摯に取り組まれていらっしゃいます。本サービスでは当社社員がお客様社内で作業を行いますが、 その導入に際しても、専用移動ルートを設けるという工夫をされました。オフィス内には個人情報が多く存在するため、必要な範囲に動線を定めることで、しんきんカード様だけでなく当社も安心して業務に臨める環境をつくりだしているのです。これからも、いただいたご評価をもとに、よりセキュアな書類運用に貢献できるようサービスの向上を目指してまいります。

USER PROFILE:株式会社しんきんカード

1980年9月1日、関東甲信越、北海道及び沖縄の信用金庫が共同出資して設立。国内外に通用する「しんきんカード(VISA・MasterCard・JCB)」を発行し、信用金庫と相携えて地域におけるクレジットカードの大衆化を図り、地域経済ひいては地域の信用金庫の発展を目指しています。

本社:東京都
設立:1980年9月
資本金:3億3,000万円
社員数:201名
カード会員数:810,749人
加盟店数:136,440店
http://www.shinkincard.co.jp/
(2006年10月時点)

  • 本導入事例は2006年10月の取材に基づくものであり、現在の状況と異なる場合がございます。
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