革新的なソフトウェアで経営課題の解決へ―アシストマイクロ株式会社
AssistMicro

機械製造業B社様

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導入先

機械製造業B社様

業種

製造・メーカー

製品・サービス

    電子化サービス

過去数十年にわたる図面マイクロフィルムを電子化で共有、業務効率化

機械製造業B社様では、過去数十年にわたって、すべての図面や技術資料をマイクロフィルムで管理・運用されてきました。しかし、業務をより効率的に行っていくためにはマイクロフィルムでは限界があり、B社様はすべてのマイクロフィルムを電子化し、既存の文書管理システムに情報を統合することを決められました。

アシストマイクロではこのマイクロフィルムの電子化とデータの加工を実施、業務効率化を支援をいたしました。

これまでの問題点

B社様では、全国各地の事業所でお客様先に設置した製品の設備点検と保全を行っており、その図面や技術資料は管理部門が集中的に管理していました。各事業所では、定期点検時や災害・事故発生時に当該製品の材質や寸法・安全度などを調べるため、図面や技術資料を管理部門から取り寄せる必要がありました。

しかし、これらの資料がマイクロフィルムに納められていることで、対応には多くの時間を要していました。取り寄せ依頼があった場合、まず管理部門の担当者がマイクロフィルムの保管庫に行き、管理台帳を調べて対象のフィルムを探し、リーダープリンタで出力したものをFAXや社内便で送付するという手間がかかるのです。

このため、必要な資料が届くまで、事業所の業務が滞ることがたびたびあり、また、管理部門においても、多い時には一日数百枚の図面取り寄せ依頼が集中し、相当の負担になっていました。

アシストマイクロのサービス内容

図面・技術資料の各種マイクロフィルムをPCで閲覧できる電子データにするとともに、既存の文書管理システムに即したインデックスデータをあわせて作成しました。

  • ロールフィルムのスキャニング 約4,000本(500万コマ)
  • アパーチャカードのスキャニング 30万コマ
  • フィッシュ・ジャケットのスキャニング 1万コマ
  • 図面番号や工事名称、図面名称等のインデックス作成 100万件

導入効果

照会時間が2~3日から数十秒に!必要な図面を必要な時にすぐ確認

電子化した図面を文書管理システムに登録したことで、ネットワークを介した情報共有が実現し、各事業所から直接必要な図面をいつでも閲覧できるようになりました。管理部門から取り寄せていた時は、手元に届くまで2~3日かかるときもありましたが、今では検索で数十秒かからずに情報を入手できます。災害や事故など緊急性の高い状況でも、即座に対応できる体制になりました。

マイクロフィルムの管理部門が不要に!

すべてのマイクロフィルムを電子化し、システムに統合したことで、今までのような専用の管理部門が不要になりました。そのため、取り寄せ依頼の担当要員も企業のコア業務に移行することが可能になり、貴重な人材をより有効に活用できるようになりました。

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