革新的なソフトウェアで経営課題の解決へ―アシストマイクロ株式会社
AssistMicro

小売業K社様

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導入先

小売業K社様

業種

卸売・小売業

製品・サービス

    電子化サービス

図面保管室がリフレッシュルームに変身!?思い立ったが電子化でもOK

全国各地に店舗を展開する小売業K社様では、福利厚生の充実を目的としたリフレッシュルームをつくるという方針が急遽決定され、プロジェクトの担当者様はその遂行を求められていました。

プロジェクトの課題として担当者様を悩ませたのは、“社内に空いている部屋がない”ということでした。リフレッシュルームをつくろうにもスペースに余裕はなく、だからといってそのためだけの増築もできません。つまり、社内のどこかから場所を作り出さなければならないのです。

そこで白羽の矢が立ったのが、社内の一角にある図面保管室でした。そこにはK社様が運営する全国各地の店舗の施設図面が、紙やマイクロフィルムで保管されていました。サイズの大きい紙図面や温湿度管理が必要なマイクロフィルムは、それぞれ専用のキャビネットで保管しなければならず、大きなスペースを消費していました。

「この図面を電子化して撤去すればスペースが確保できる」

そう思い立ったご担当者様は、“とりあえず電子化”という思いでインターネットを検索、紙やマイクロフィルムの図面にも対応した電子化サービスを行う当社にご照会をいただくこととなりました。

“とりあえず電子化”から、具体的な仕様へ

ご照会の当初、K社様は「図面現物を無くすこと」が一番の目的だったため、電子化するときのデータ仕様やデータの運用方法といった具体的なことは未定でした。

そこで弊社から、データだけの状態でも使いやすく、将来的に運用方法が決まったときにも活用しやすい仕様をご提案することにしました。たとえば、データ形式は汎用性の高いTiff形式、ファイル名は見た目でも検索しやすいように工事名や図面番号を含めた名称に編集、という内容です。

最終的には、K社様でお使いの基幹システムに図面の電子化データを登録し、あわせて管理するという方向が決まりましたので、そちらに従って必要なインデックスを作成することを追加して、K社様の仕様としました。

アシストマイクロのサービス内容

  • 電子化資料: 店舗施設図面各種(意匠図、施工図、竣工図、設備設計図、機械図等)
    • 紙媒体(A4、A3、A2、A1など。製本図面含む) 48,000枚
    • マイクロフィルム(ロールフィルム) 16本13,000コマ
  • データ仕様: Tiff形式
    • 扱いやすいようにA3サイズに統一
    • 内容を端的に表すファイル名を付与
      [例]施設の管轄_場所_工事名_図面番号
  • 納 品 形 式: 画像データとインデックスデータをDVDに格納して納品
  • 使 用 方 法: 基幹システムに登録して利用(DVDはバックアップとして保存)

導入効果

電子化サービスをご利用いただいた効果をお客様に伺いました。

省スペース化でリフレッシュルームを実現

図面の保管室から無事にリフレッシュルームをつくりだすことができました。電子化したことで図面の廃棄処理などが可能になり、保管用のキャビネットも撤去しましたので、十分なスペースになりました。社員の憩いの場として、広く利用されているようです。

図面を自由に検索・閲覧!利便性が向上

キャビネットで現物を管理していたときは、必要な図面を引き出して戻して…と、結構な手間がかかっていたのですが、図面を電子化したことで必要なときに簡単に照会できるようになりました。また、元の場所にきちんと図面を戻さない人もいたので、なかなか見つからないこともありましたが、今ではシステムで検索するだけで、いつでもぱっと閲覧できます。副次的な効果ではありますが、利便性が良くなったと評判です。

アシストマイクロ担当者より

リフレッシュルームをつくるという目的のために、図面保管室のスペースを利用することを決め、その手段として電子化を採用されたK社様。このように、“電子化をしよう”と思い至る背景は、お客様によってそれぞれ異なり、電子化データの仕様やその運用方法といった細かい点まで決まっていないことも往々にしてあるものと思います。

アシストマイクロは、そのような場合も、

  • システムが無くても検索・閲覧しやすいデータ形式
  • 将来的にさまざまな利活用ができるデータ形式

など、お客様の状況をお聞きして、適した電子化プランをご提示します。また、その課題の解決方法として電子化よりふさわしい手段がある場合は、そちらをおすすめいたします。

「今抱えている課題、もしかして電子化で解決できるかも」
そんなふうに“思い立った”ときは、どうぞお気軽にご相談ください。

  • 本導入事例・電子化サービスに関するご照会は以下のお問い合わせ先までお気軽にお寄せください。

ご不明点がありましたらお気軽にお問い合わせください。

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