社内メール便で授受する重要書類を1件ごとに厳正管理
「メール便管理システム」は、拠点間の書類流通に利用される社内メール便の授受を厳正に管理するシステムです。ICタグやバーコードで書類を個々に 識別 し、送付から受領まで管理することで、誤配送や滞留物の発生を防ぎ、送付状況のWEB照会や取扱い履歴の記録を可能にします。
セキュアで厳正なメール便運用を始めませんか？
メール便システムの概要と目的
近年、さまざまな企業で情報漏洩が発生し、それによってブランドが大きく失墜し企業活動に大きな影響を与えています。2008 年の1年間に個人情報漏洩だけでも1,373件（723万人）の情報が漏えいしており、インシデント1件あたりの想定損害賠償額は1億8千万円ともいわれ ております。情報漏洩のうち、誤操作と管理ミスで全体の6割弱をしめており、作業内容の見直しや管理体制の強化が重要であると考えられます。
メール便管理システムでは、 RFID（Radio Frequency IDentification）技術を利用し、メール便の授受管理だけでなく、各拠点での通過履歴管理や配送拠点での誤仕分け防止や滞留の自動確認を行う ことができます。また、メール便の取り扱い内容も本部、営業店、拠点、種別、時期とさまざまな観点から計測することができるため、さまざまな業務に役立て ることができます。
誤配送防止だけではなく、管理体制強化などの機能を盛り込んだ“メール便管理システム”のご提案をいたします。
メール便システムの特長
送付書類を1件ごとに識別・管理、誤配送や滞留を防止
書類を送付するときは、1件ごとにICタグ（バーコードも可）を付与した専用のメール便袋に入れます。集配拠点では受入れ時と配送時にICタグを読取り、システムに登録された予定件数と実件数を照合します。件数ズレがあった場合もその場でわかるため、誤配送や仕分もれによる滞留物の発生を未然に防ぐことができます。
大量のメール便もICタグで一括読取り、集配拠点の負担を軽減
専用メール便袋には、重ねても正確に情報を読取れるICタグを採用。毎日大量に発生する送付書類の受入れ・仕分け・発送を担当する集配拠点にかかる負担を大幅に軽減します。
（バーコードの場合は1件ごとの読取りとなります）
“いま・どこにあるか”をWEBで簡単にチェック
目的の送付物が現在どこにあるのか、利用者はいつでもWEBで簡単に確認できます。集配拠点などの中継ポイントが複数ある場合でも、すみやかに所在情報や処理状況を把握することが可能です。必要な書類がいつ届くのかもわかるため、業務のスケジューリングも行いやすくなります。
取扱い履歴を自動的に記録、トレーサビリティを確保
送付、集配拠点での受入れ・発送、受領、と通常処理を行うだけで、その情報はシステムにリアルタイムで記録され、送付物の取扱い履歴（ログ）が自動 的に蓄積されます。個々の送付物について過去の履歴をいつでも確認できるため、書類送付にありがちな「送った」「受け取っていない」という利用者間の認識違いも解消されます。また、万が一、紛失が発生した場合でも、その区間を速やかに特定して早期対応できるトレーサビリティが確保されます。
