革新的なソフトウェアで経営課題の解決へ―アシストマイクロ株式会社
AssistMicro

メール便管理システム

社内便が“いま”“どこにあるか”を追跡、重要書類の授受を厳正に管理

お使いの社内便に、宅配便のような追跡機能と高セキュリティな授受管理を実現

「メール便管理システム」は、本社や支社、店舗など各拠点間の書類・物品流通に使用される「社内メール便」(社内便、使送便等)を管理するシステムです。送付から受領まで、まるで宅配便照会のように1件単位の追跡確認が可能になり、配送経路での誤配送や滞留も未然に防止。授受や仕分け業務を厳正に管理することで、大切な送付物を紛失や漏えいのリスクから守ります。

社内の文書や物品をやりとりする社内メール便。顧客や社員などの個人情報を含む重要書類をやりとりしているのに、「送ったはずなのに届いていない」「異なる部署に配送されて必要な期日に間に合わなかった」「今どこにあるのか、いつ処理されたのかわからない」……と、お困りになったことはありませんか。

アシストマイクロのメール便管理システムは、お客様がお使いの社内便を送付物1件単位で管理、まるで宅配便のように“いま”“どこにあるのか”、そして、“いつ”“どうしたのか”がわかるようになります。また、送付状の作成や社内便の仕分けといった業務の手間も大幅に軽減可能です。せっかくの社内便、より安全に、さらに便利に使用しませんか?

ICタグ対応!1件ごとの追跡管理で重要書類のセキュアなやりとりが可能に

送付物を1件ごとに識別・管理

送付物を1件ごとに識別・管理、送付先指定や明細作成もらくらく

  

社内メール便で書類を送付するときは、あらかじめ登録された送付先や送付内容をシステムで指定、ICタグ* を付与した専用のメール便袋に入れて読み取りするだけで送付登録できます。これにより、1件ごとの識別・管理が可能になります。また、登録内容から送付状などを出力できるので、手書きで伝票を起票したり明細を別途作成したりする手間も軽減されます。
*バーコードでの運用も可能です。

社内便がいまどこにあるかリアルタイムにチェック

“いま”“どこにあるか”をWebで簡単にチェック

  

メール便の利用者は、まるで宅配便照会のように、目的の送付物が現在どこにあるのかをWebブラウザから簡単に確認できます。集配拠点などの中継ポイントが複数ある場合でも、所在や処理状況をリアルタイムに把握することが可能です。「自分の送付した書類は相手に届いたのか」、「必要な書類が届くのはいつごろの予定か」などの状況がわかるようになるため、業務のスケジューリングも行いやすくなります。

ICタグで社内便を一括読み取り

大量の送付物も一括読み取り!誤配送や滞留を防止、仕分け負担も軽減

  

送付物の仕分けを行う集配拠点では、受入れ時と発送時に ICタグの読み取りを行い、システムに登録された予定件数と実件数を照合します。件数のズレが合った場合はその場で抜け・もれが確認できるため、誤配送や滞留の発生を未然に防げます。ICタグなら専用のリーダに複数の送付物をまとめて置くだけで読み取りができるため、正確かつスピーディーに処理が行えます(バーコードの場合は1件ごとの読み取りとなります)。

トレーサビリティを確立

取り扱い履歴を自動的に記録、トレーサビリティを確立

  

送付から集配拠点での受入れ・発送、受領と、通常の処理を行うだけで、「いつ」「どの送付物に」「何をしたか」という履歴がリアルタイムに記録されます。個々の送付物に関する履歴をいつでも確認できるため、書類のやりとりにありがちな「送った」「届いていない」という利用者間の認識相違も解消されます。また、万が一紛失が発生した場合でも、どこまであったのかを確認できるトレーサビリティが確保されているため、疑わしい区間をすみやかに特定して早期に対応することが可能です。

社内便のセキュリティを向上

メール便の運用方法を社内で標準化、セキュリティを向上

  

メール便システムで社内便を管理することで、その運用方法を社内で標準化することができます。たとえば社内便の集荷スケジュールを周知させたり、受領処理を行わない利用者には注意喚起やペナルティの措置(利用停止)を行ったり、より厳格な運用もサポートしています。システムによる統制とセキュリティ強化によって、「普段やりとりしているものは重要な情報である」と、メール便利用者の意識向上にも効果があります。

メール便管理システムについて詳しく見る

顧客情報や機密情報、社員の個人情報など、重要な情報を安全にやりとりするために導入されている社内便。マイナンバーの運用も始まり、ますます厳正でセキュアな管理が必要になっています。メール便管理システムは、ひとつひとつの送付物を追跡管理し、誤配送や送付もれ等を未然に防止することで、リスク対策の強化と効率的な運用をお手伝いいたします。

メール便管理システムに関するご照会や詳細資料・導入事例のご請求などは、以下のお問い合わせ先までお気軽にお寄せください。

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お客様の声

メール便管理システムについてのよくあるご質問

社内便の配送もお願いできますか?

弊社がご提供するメール便管理システムは、お客様がご利用中の社内便を管理するためのシステムであり、配送業務は承っておりません。
なお、専門の事業者をご紹介することは可能です。

メール便の管理にICタグの使用は必須ですか?

メール便(送付物)の管理はバーコードでも行うことが可能です。ご状況にあわせた運用方法をご提案いたしますのでお気軽にご相談ください。

メール便管理システムの利用者すべてにバーコードリーダやICタグリーダが必要になるのですか?

一般の利用者機能は、インターネットへの接続環境とWebブラウザがあれば利用可能ですので、バーコードリーダやICタグリーダなどの周辺機器は不要です。

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