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電子化のメリットとは

電子化のメリットとは?

そもそも、紙やマイクロフィルムといったアナログの資料を電子化することによってどのようなメリットが得られるのでしょうか。
法人や組織などで電子化に取り組むときに効果としてあげられる、おもなメリットをご紹介いたします。

情報の共有化・検索性による業務効率向上

紙などのアナログ媒体は、まずその場に足を運ばなければ情報を閲覧できず、必要な情報を索引などから探すのにも時間がかかり、誰かが使用しているあいだは他の人は使えません。また、マイクロフィルムなどのように、専用機材を使用しなければ閲覧もプリントもできないものもあります。

これを電子化し、適切な検索インデックスなどを付与することで、情報の検索や閲覧が容易になります。さらにネットワークやシステムを介せば遠隔拠点でも共有や同時利用が可能です。業務でよく参照する資料を電子化することで、その業務の効率が格段に向上します。

情報の保全

いつ起こるかもわからない災害やパンデミックなどで出社できない状況…… そのようなときにも事業を継続することが法人や組織における義務として求められます。業務を続けるために必要な情報が紙などのアナログ媒体でしか存在していない場合、その保管場所に行かなければ情報を活用できないだけでなく、情報が記載された原本とともに逸失してしまうリスクがあります。

電子化することで、重要な情報資産に対して、複数拠点での分散管理やバックアップデータの生成などが柔軟に行えるようになります。また、紙やマイクロフィルムなど、媒体自体が経年劣化しているものも、電子化することで記載されている情報を守ることが可能になります。

セキュリティの向上

機密情報や個人情報が含まれる重要文書の運用管理は、紙などのアナログ媒体のままでは、アクセス権や利用履歴などを厳密に管理することが難しいといえます。必要なときに書類現物を閲覧する、この何気ない行為にも情報漏えいや紛失といったリスクがつきまとっています。

このような重要文書を電子化し、適切なアクセス権限を設定することで、電子化データは関係者のみで使用しアクセス制限や利用履歴を取得する、文書現物は書庫や金庫に入れて“出さない”というセキュリティ対策が可能になります。

外部移管や廃棄による省スペース化

普段あまり使用しない文書や資料をオフィスの一画で保管している場合、そのスペースは他のことには活用できません。オフィスの賃料や消費するスペースの広さによるものの、実はかなりの保管コストがかかっていることがあります。

電子化することで、資料が必要なときは電子化データを参照できる環境をつくれば、資料現物をオフィスのスペース代よりももっと安価な場所(外部倉庫など)に移管することができますし、現物の保存義務がないような文書は廃棄するという選択も可能になります。参照頻度がほとんどない場合は、外部倉庫に預けてしまって必要に応じてオンデマンドで電子化データを取り寄せるという方法もあります。限りのあるオフィススペースのより有効な利用が始められます。

体系的な整理による新たな活用

過去の業務や製品資料などは貴重な情報資産ですが、紙などのアナログ媒体のまま蓄積していても、なかなかその情報を生かすことができません。

電子化して適切な管理用データ(文書のメタデータやインデックス)を付与することで、ただ蓄積されていた文書や資料が体系的に整理され、必要なときにいつでも参照できるナレッジのデータベースとして利活用が可能になります。また、関連する情報システムなどに電子化した情報を統合することで、過去のアナログデータを現在のデジタルデータと一元的に運用することもできるようになります。

電子化サービスに関するお問い合わせ

アシストマイクロでは、法人や組織のお客様に電子化サービス(スキャニング、データ入力等)をご提供しています。電子化サービスに関するご照会は、以下のお問い合わせ先までお気軽にお寄せください。電子化データの利活用の方法や文書管理システムのご提供など、運用管理を見据えたご提案も承っております。

ご不明点がありましたらお気軽にお問い合わせください。

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