電子化サービス

一般書類の電子化（スキャニング）サービス

オフィスにあるさまざまな紙文書、管理や運用に次のような課題を感じていませんか？

「総務部で管理している契約書、必要になるたびに取り寄せるのは手間も時間もかかる」
「重要文書は安全に運用したい。でも紙媒体だと利用の制限や履歴の管理が難しい…」
「過去の帳票が大量にあって、オフィス内の保管場所が足りなくなりそう」

デジタルデータが主流になって久しい現在も、まだまだ紙文書は多く存在しています。
書類の電子化サービスは、各種の紙文書をスキャニングし、目的にそった電子データにするサービスです。紙のままでは難しかった情報検索や共有が簡単にできるだけでなく、アクセス権限設定やログ管理といったセキュリティの強化、重要情報のバックアップ作成による保全などが可能になります。

情報資産であるお客様の文書、電子化でより適切な運用管理とさらなる活用を始めませんか。

電子化でできる、こんなこと

必要なときに情報をすぐ確認、ムダな時間を省いて業務効率を向上

必要な情報を参照したいとき、紙媒体のままでは現物がある場所に移動して、1枚1枚探さなければなりません。電子化すれば、お手元のパソコンで見たい情報が瞬時に検索・閲覧できます。また、ネットワークや情報システムを介することで、オフィス内はもちろん、離れた拠点間での情報共有も円滑に行え、業務効率が格段に向上します。

情報管理をよりセキュアに、万が一に備えた保全対策も可能に

重要書類を日常的に業務で使用していると、ちょっとした不注意で漏洩や紛失が起こりかねません。文書を電子化すれば、データにはアクセス制限、書類現物は書庫で厳重管理、といった関係者以外に情報を見せない業務体制がつくれます。また、業務の継続に関わる文書を紙だけでしか持っていない場合、災害などの非常時に損失・復旧できないおそれがあります。電子化によって、バックアップや遠隔地での保管といった重要情報を保全するための施策が可能になります。

スキャニングして移管や廃棄、保管スペースの有効利用や管理コストを削減

身の周りであふれかえっている膨大な量の紙ファイルや書類も、データなら少量の媒体で管理できます。例えば、DVDならたった1枚でキャビネット2本分の書類(約70,000枚)が格納可能です。書類をスキャニングすれば内容はいつでも電子データで確認できるため、限りのあるオフィスの保管スペースに置いておく必要がなくなり、保管コストの安価な倉庫への移管や不要文書としての廃棄が可能になります。

サービス対象資料と主なデータ形式

各種書類をスキャニングします。ファイルに綴じられたもの、ホチキスやクリップ止めしてあるもの、付箋がついているものなども、対応可能です。