電子化のメリットとは？
そもそも、電子化することによってどのようなメリットが得られるのでしょうか。
企業や組織などで電子化に取り組むときに効果としてあげられる、おもなメリットをご紹介いたします。
情報共有による業務効率化
紙などのアナログ媒体は、まずその場に足を運ばなければ情報を閲覧できず、必要な情報を索引などから探すのにも時間がかかり、誰かが使用している間は他の人が使えません。また、マイクロフィルムなどのように、専用機材を通さなければ閲覧もプリントもできないものもあります。これを電子化し、適切な検索インデックスなどを付与することで、情報の検索や閲覧が簡易になります。さらにネットワークやシステムを介せば遠隔拠点でも共有化や同時利用が可能です。業務でよく参照する資料を電子化することで、その業務の効率が格段に向上します。
情報の保全
いつ起こるかもわからない災害、パンデミックなどで出社できない状況、そのようなときにも事業を継続することは企業や組織の義務になっています。業務を続けるために必要な情報が紙などのアナログ媒体でしか存在していない場合、その保管場所に行けなければ情報を活用できないだけでなく、最悪、情報が記載された原本とともに逸失してしまうリスクがあります。電子化することで、重要な情報資産に対して、複数拠点での分散管理やバックアップデータの生成などが柔軟に行えるようになります。
セキュリティの向上
機密情報や個人情報が含まれる重要文書の運用管理は、紙などのアナログ媒体のままでは、アクセス権や利用履歴などを厳密に管理することは難しいもの です。必要なときに閲覧するために書類現物を使用することにも情報漏洩や紛失といったリスクがつきまとっています。このような文書を電子化し、適切なアクセス権限を設定することで、電子化データは関係者のみで使用し、文書現物は書庫や金庫に入れて“出さない”という管理が可能になります。
外部移管や廃棄による省スペース化
普段あまり使用しない文書や資料を、貴重なオフィスの一角を費やして保管している場合、そのコストは安価なものではありません。電子化することで必要なときは電子化データを参照できる環境をつくれば、資料現物をオフィスのスペース代よりももっと安価な外部倉庫に移管することができ、不要文書の場合は廃棄するという選択も可能です。参照頻度がほとんどない場合は、外部倉庫に預けてしまって必要に応じてオンデマンドで電子化データを取り寄せるという方法もあります。限りのあるオフィススペースのより有効な利用が始められます。
体系的な整理による新たな活用
過去の業務や製品資料などは貴重な情報資産ですが、紙などのアナログ媒体のまま蓄積していても、なかなかその情報を生かすことができません。電子化して適切な管理用データ（文書のメタデータやインデックス）を付与することで、ただ蓄積されていた文書や資料が体系的に整理され、必要なときにいつでも参照できるナレッジのデータベースとして活用可能になります。関連する情報システムなどに電子化した情報を統合することで、過去のアナログデータを現在のデジタルデータと一元的に運用することもできるようになります。
