革新的なソフトウェアで経営課題の解決へ―アシストマイクロ株式会社
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2020-04-03

新型コロナウィルス対策で原則在宅勤務になりました~わりとスムーズに移行できた業務環境やポイントは?~

こんにちは。マーケティング担当のchojiです。

新型コロナウィルス感染症(COVID-19)の影響が日々拡大しています。
アシストマイクロでは、取引先の皆様や従業員の安全確保と感染症拡大防止のため、2月下旬からテレワーク(在宅勤務)や時差出勤を推奨してきましたが、先日の東京都の発表を受けて、3月27日より東京本社の全メンバーが原則として在宅勤務になりました。

一部、オフィスでの対応が必要となる業務(専用端末を使用するサポート業務や、外部から届く紙書類や荷物の取扱いなど)に関しては、公共交通機関を必要としない近隣の担当者が中心となって出社していますが、こちらも最小限の要員にすることで社内での接触機会を抑えています。幸いなことに、現在のところ特に大きな影響はなく、事業を運営し、お客様へのサービス提供も継続できている状態です。

今回の在宅勤務への切り替えは急な対応だったのですが、移行は比較的スムーズにできていると感じます。
そこで、本記事ではアシストマイクロがどのような業務環境で仕事をしてきているのか、在宅勤務ではどんな効果や課題があるのか、一企業の実例としてご紹介したいと思います。

多くの企業や組織の方がさまざまな対応に取り組まれているなかで、何らかのヒントになれば幸いです。

弊社のメンバー構成

前提として、アシストマイクロは企業や教育機関をはじめとするお客様に、海外ソフトウェアの販売代理や自社ソフトウェアの開発・販売・サポートをご提供する事業を行なっています。そのため、おもな要員は、営業、マーケティング、SE、管理部門で構成されています。

業務環境を支えるさまざまなツール

● 業務用PC

まずはパソコン。ビジネスツールとして言うまでもない必須アイテムですが、アシストマイクロはソフトウェアの会社ですので、これがなければ手も足も出せません。このパソコンについては、全従業員にノートパソコンが支給されています。実は、少し前までは私も含めて管理部門等のメンバーはデスクトップパソコンを使用していたのですが、ちょうどWindows7から10への切り替え時にノートパソコンに変更したため、「パソコンを持ち帰って自宅で業務」という選択肢を全員が無事に取ることができました。

課題としては、人によっては自宅にディスプレイやデスク・椅子がなかったり、インターネット環境に制限があることが挙げられます。インターネットに関しては、会社で契約しているモバイルのWifiを提供することで解決していますが、自宅における在宅勤務環境の整備や会社としての支援の検討は今後必要になりそうです。

● 連絡窓口(メール、電話)

blog-mail-tel

こちらも基本的なことですが、メールや電話といった各種の連絡手段の維持も業務継続には欠かせません。
弊社ではメールはGsuiteのGmailを使用しているので、インターネット環境があればパソコンやスマートフォンから、いつでもどこでもメールのやりとりができます。

また、電話については松本オフィスの開設に際して、従来のPBXからクラウドPBXに切り替えしていました。
これにより、会社に置いてある電話機だけでなく、業務用スマートフォンからでも会社にかかってきた電話を受けたり、内線として回すことが実現できていました。現時点では出社が必要なメンバーで電話の一次受付をしていますが、いざというときは自宅からでも会社の電話を受けることができます。代表電話や既存のお客様からのご連絡が入る部門電話をクローズせずに運営できていることは大きな利点だと感じています。

課題は、かかってきた電話を誰が取っているかリアルタイムにはわからないこと、でしょうか。電話の発生と応対については共有するためのツールに登録しているので、少し経てば状況確認できるのですが、「今鳴った電話、誰が取ってくれたのかな」と気になってしまうのはオフィスにいるときにはなかった感覚です。

また、人によっては自宅周辺の音声がバックグラウンドで聞こえてしまうこともあるかと思います。イヤフォンやヘッドセットである程度防げますが、幹線道路や線路が近いなど個人ではどうしようもないこともありますし、在宅勤務が根づいて“お互い様”で許容できるとよいですよね。

● コミュニケーションツール(チャット、オンラインミーティング)

在宅勤務になるとメンバーとの対面でのコミュニケーションが基本的になくなります。でも、円滑な業務対応には細やかなコミュニケーションが必要です。直接会って話せない分、その重要性はより高くなっているでしょう。

弊社のケースでは、販売している製品の半数が海外に開発元があることから、オンラインミーティングを長年使用してきていましたが、松本オフィスができたタイミングで、異なる拠点にいるメンバーそれぞれがコミュニケーションを取れるように、メール以外のチャットやオンラインミーティングツールを日常的に活用するようになりました。

チャットはちょっとした業務の相談や伝達事項を送ったり、休み時間に雑談したり、さまざまなシーンで使っていますが、在宅勤務を開始してからは、業務開始時/終了時や、昼休みに入るタイミングなどの報告にも活用しています。ほかの在宅メンバーや社内の様子がわかりにくいので、こまめな状況共有や声の掛け合い(チャットの送り合い)で補うようにしています。

また、打合せや会議にはオンラインミーティングができるツールとして、私たちが販売している「Blackboard Collaborate(ブラックボードコラボレート)」を利用しています。Blackboard Collaborateは民間企業や教育機関でオンラインの研修や授業を行なうためのツールで、インタラクティブなやりとりを可能にする豊富な機能があるため、一般的なWeb会議やWebセミナーの開催にも十分に対応できました。
(実際に弊社のWebセミナーはCollaborateでやっています


collaborate-image Collaborateによる全社朝礼を社内から配信し、在宅で聴講。音声やチャットで双方向コミュニケーションもできます。

在宅勤務体制が始まってからは、月2回の全社朝礼をCollaborateで開催し、メンバーはパソコンやスマートフォンから聴講するようになりました。毎年期初に行なっているキックオフミーティングも、今年は会場集合によるリスクを回避するため、Collaborateでオンライン開催する予定です。

ちなみに、私の部門では毎日決まった時間のコミュニケーションタイム(任意参加制)も試験導入してみています。在宅勤務だと基本的に一人で業務をする時間が増えるため、一緒に仕事をしているメンバーの顔を見る時間があるのはちょっとした気分転換にもなります。

このほかにも、営業担当者がお客様とのオンライン商談に使用したり、人事担当者が応募者への会社説明会やオンライン面接に使ったり、活用の幅を広げています。CollaborateはWebブラウザがあればオンラインの会議室にすぐに入れて、クライアントソフトのインストールがいらない点がお気に入りです✿
(クライアントソフトのインストールが必要なツールだと、お客様環境によっては使用制限があるケースもあるのです…… )

● 予定管理(カレンダー)

メンバーの予定管理はGsuiteのGoogleカレンダーを使用しています。各自が外出の予定や作業予定を反映し、全社に公開しているので、カレンダーを見ればすぐに予定や現在の状況が確認でき、ミーティングの登録や招待もここから行なえます。

こちらは在宅勤務開始後も大きな変更はありませんが、オフィスに出社するメンバーがわかるように、「出社」と明記するようになりました。
なお、こまかな業務状況やタスクは、担当業務に応じて適したツール(プロジェクト管理など)を併用して把握・管理しているようです。

● 社内業務(申請、勤怠等)

社内の各種業務については、こちらも私たちが販売しているBPM&ワークフロー製品「BP Director(ビーピーディレクター)」を活用して運用管理しています。BP DirectorはBPM=業務プロセス管理を行うためのプラットフォームですので、社内にあるさまざまな業務のながれを、ワークフローやガントチャートで反映しておくことで、業務の発生から完了まで、各人のやるべきタスクを見える化して進捗状況を追うことができるようになり、業務のレポーティングや分析、状況に応じた改善なども可能です。

以前は「本当にIT会社なのか...?」と疑うほど紙の帳票が多く、実物の書類をまわして押印をもって承認としていたのですが、BP Directorを販売するにあたって、自社の業務は基本的にペーパーレスになるように業務や帳票を見直してワークフロー化しました。たとえば、稟議申請、経費申請、交通費精算、届出、勤怠管理、工数管理、見積請求処理、発注処理... さまざまな業務処理をオンラインで行なえます。

このおかげで、「いま自分がすべきタスクは何か」も「自分が申請した内容は現在どのステータスにあるのか」もリアルタイムに確認できますし、「あのときどんな内容で処理したっけ?」という過去の履歴もすぐに検索して確認することが可能です。

bpdirector-image

BP DirectorもインターネットとWebブラウザがあれば使用できるので、働く場所が家に変わっても、各種の申請も出せるしお客様への見積も作成できます。普段と業務の処理が変わらないので、効率にも大きな影響は出ていないと感じます。

一方、対応が難しいのは紙現物でしか届かない請求書の処理などで、こちらについてはオフィスに出社してスキャニングしたうえでフローを回す必要があります。このあたりはどのような会社でも電子的なやりとりができるように、デジタルトランスフォーメーションを進めていかなければならない領域ではないかと感じます。

● 情報共有(文書・コンテンツ管理)

業務に必要な文書やお客様への送付資料、さまざまなデータ形式のコンテンツに関しては、こちらも販売している文書管理製品「Zygnath(ジグナス)」を活用しています。Zygnathは2004年から販売してきた製品で(当時の名称はXythos(ザイトス))、簡単に言うとファイル共有サーバのようなものですが、Webブラウザにドラッグ&ドロップでファイルやフォルダをアップしたり、社内だけでなく社外の方にも必要なデータを適切な権限で安全に共有できる点が特徴です。メールにデータ自体を添付せずにリンクで送れるといった仕組みは当時画期的で、16年経った今でもさまざまな文書管理ツールやファイル共有ソフトに実装されている機能を、私たちは昔から活用してきました。

zygnath-image

これにより、“業務で使用するデータ、お客様に送付するデータは自分のローカルフォルダに置かないでZygnathにアップする”という体制が習慣づいているので、必要なデータはWebブラウザを介していつでも利用できる環境が作れていると感じます。

そのため、在宅勤務になっても「オフィスに行かないと確認できない」というデータは基本的にありません。ただ、先述のとおり、紙で発生する外部からの書類などは、一度誰かがスキャニングしてZygnathにアップする必要は出ています。

以上が、アシストマイクロのおもな業務環境です。
このほかに顧客情報や対応管理などは専用ツールを使用して集約し、必要なメンバーが状況を確認できるようにしています。

いくつかのツールは弊社の取扱い製品ですが、これは “お客様にご提供する製品は、できるかぎり自分たちの業務でも活用していく” という理念の結果でもあります。ツールに関しては、すでに皆様さまざまなものをご利用されているかと思いますので、取り上げたものが最適解ということではありませんが、利用方法や組合せ方などをひとつの例としてご覧いただければと存じます。
(もちろん、弊社の取扱い製品で気になるものがありましたら、お気軽にご相談いただけたら嬉しいです^^)

まとめ:スムーズに在宅勤務へ移行できたポイント

今回の在宅勤務体制への移行について、比較的スムーズに進められたポイントとしては、

  • オンライン環境があればどこからでも業務が行なえるインフラが整っていた。
  • 以前から海外の開発元、自社の複数拠点、在宅勤務者とのコミュニケーションを行なっており、実施するためのツールやノウハウがあった。

というところが大きいのではないかと思います。

あとは、“トップダウンで判断から実行まで迅速に行なわれた” ことも挙げられます。
2月25日夜の東京都の会見を受け、26日には社長や各事業部門長で協議・方針決定が行なわれ、27日から原則在宅がスタートしていますが、各メンバーへの説明や情報伝達、課題への対応は速やかに実施されました。今回の原則在宅措置は急なものでしたが、大きな混乱がなかったのは、取引先の皆様の安全確保はもちろん、私たち自身が感染する媒体にならないこと、そして、私たち従業員の安全確保が配慮された結果であることが、きちんと伝わっているからだと感じます。


もちろん、弊社がIT会社であるところも大きな要素です。たとえば、物理的な商材を取り扱う企業であれば、工場での製品製造や発送等の現場でなければできない業務がありますし、すべての業種業態で全面的に在宅勤務やテレワークを実現するのは難しいと存じます。

一方で、管理部門などのホワイトカラー業務であれば、オンライン環境で業務処理を行なえるものも多く、このような領域から在宅勤務・テレワークに対応していくのが初めの取り組みとしてよさそうです。
*東京都では、公益財団法人東京しごと財団が「事業継続緊急対策(テレワーク)助成金」として、都内の中堅・中小企業を対象に、テレワーク導入に必要な機器やソフトウェア等の経費を助成しています(2020年5月12日まで申請受付とのこと)。

私たちアシストマイクロも、全社的な在宅勤務を継続的に行なうのは初の試みであるため、これからいろいろな課題も出てくるかと思います。そのようなときも、持ち前のチームワークで解決しながら業務を遂行していきたいです。


また、大学をはじめとする教育機関では、新学期開始後の数か月間はオンラインで授業開催する方針が固められており、学習管理システム(LMS)や遠隔教育を実施する各種ツールを提供している弊社にも、講習会やサポートといったご要望が数多く寄せられています。

学生さんの登校が困難な状況下で授業を継続させようと絶え間のない努力をされている皆様にも、これまで弊社が培ってきた経験やツールを介して、さらに貢献していきたいと身の引き締まる思いでおります。


今後も、皆様にお役立ていただけそうな事例などができましたら、ご紹介してまいります。

なかなか収束が見えない状況ではありますが、協力しあいながらこの局面を乗り切りたいですね。
それでは、皆様どうかお身体に気をつけてお過ごしください。

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by choji