導入事例
集中化した債権書類の棚卸負荷や移動リスクを解決へ
ICタグ対応の債権書類管理システムに移行、
より精緻かつ安全な運用管理体制を構築


多摩信用金庫(地域金融機関)

Case:債権書類の運用管理厳正化
多摩信用金庫様導入事例

[CASE STUDY]
多摩信用金庫様

担当:IT戦略グループ、ローン管理課
製品:債権書類管理システム
課題:営業店から本部金庫室に集約済みの債権書類における管理上の課題を解決したい(棚卸業務の人的負荷、書類現物の移動に伴うリスク削減)
導入の背景 債権書類の本部集中化は完了するも、目検による棚卸業務の負荷や照会対応時のリスクが新たな課題に
導入の決め手 現場部門が感じた“使いやすさ”が決め手に!豊富な導入実績や対応の柔軟性も含めて総合的に評価
導入後の効果 一括棚卸や書類明細レベルでの管理に手応え、毎年発生していた書類のコピー作業も不要に

金融機関の融資業務で発生する債権書類は、顧客との契約期間に応じて長期にわたり厳格な保管が求められる重要書類であり、金融機関にとってその管理体制の構築は課題のひとつになっています。東京・多摩地域を中心に金融サービスを展開する多摩信用金庫では、早期からその管理体制の強化に取り組み、全営業店の債権書類現物を本部に集中化していましたが、従来の仕組みでは棚卸に多大な労力がかかり、書類照会時には現物を移動するというリスクも発生していたことから、より精緻な管理を目指してアシストマイクロの「債権書類管理システム」を採用されました。本事例では、取り組みの背景から効果、今後の展望についてお話を伺いました。

導入の背景
債権書類の本部集中化は完了するも、目検による棚卸業務の負荷や照会対応時のリスクが新たな課題に

債権書類を厳正に管理する方法のひとつとして、各営業店が保有している債権書類の現物を本部の金庫室等に集約し、管理部門がその運用や保管を担うことで、金融機関全体の管理を統制・標準化する体制が挙げられます。多摩信用金庫では、早期から債権書類現物を本部金庫室に集中化していましたが、長期的な管理を続けていく中で、いくつかの課題が生まれてきました。

「もともと債権書類の集中化はしていましたが、簡易的なシステムを使っており、管理できているのは店舗ごとの書類件数がメインでした。債権書類の明細については一部しか管理しておらず、精緻な管理ができていないことが従来の体制における課題のひとつでした。」と、同金庫のシステム部門であるIT戦略グループ担当者は振り返ります。

債権書類は契約単位でまとめて保管しているものの、その具体的な書類名を記した明細の管理は、一時返却が発生した書類にとどまっていました。そのため、年1~2回の棚卸業務では、書類1件1件が本当に含まれているのかを目視確認で行う必要がありました。実際に棚卸を担当しているローン管理課担当者は、その人的負荷の多大さを次のように話します。

「棚卸業務は別の情報系システムから店舗順・融資実行日順で出力したリストを使用して行っていました。金庫室の書類もこの順序にあわせて並べているのですが、書類件数は当時でも14万件ほどあり、ローン管理課20名が本業の合間に総出で行っても20日間ほどかかっていました。」

多摩信用金庫様オフィス

また、営業店から書類内容の照会があった際の対応も課題になっていました。

「金庫室に書類があるので、営業店から中身を見たいという要請があったときは現物を一時的に渡す必要がありました。いちいち現物の移動をしなければならず、手間だけでなく、重要書類を取り出すというリスクもありました。」

このように、棚卸にかかる業務負荷重要な債権書類を移動するリスクが大きな課題となり、従来の簡易的なシステムから、債権書類管理に特化したシステムの導入を検討することが決まりました。

導入の決め手
現場部門が感じた“使いやすさ”が決め手に!豊富な導入実績や対応の柔軟性も含めて総合的に評価

多摩信用金庫における債権書類管理の新システム導入は、2019年には計画が具体化し、IT戦略グループや融資部門が中心となって複数社のシステムの比較検討を進めていきました。そして2020年3月、アシストマイクロの債権書類管理システムの採用が決定されました。

「一番大きかったのは、システムが動いているデモンストレーションを見て、実際に使用するローン管理課のメンバーから『一番使い勝手がよいと感じた』という評価があったことでした。このほかにも、金融機関の導入実績が多数あること、当金庫のようにすでに書類が集中化済みでも移行しやすそうだったこと、そして費用面も含めて、総合的に評価して選択しました。」

債権書類管理を目的としたパッケージ製品はどれも、金融機関が業務で求める機能自体は備えているものの、現場部門から見たユーザーインターフェースのわかりやすさがアシストマイクロ製品の利点でした。また、システム選定の段階で、一部の書類に関して入庫申請・承認フローを追加するカスタイマイズ要件も提示しましたが、候補となっていたシステムベンダーで対応可否が分かれたそうです。アシストマイクロは、この点においても柔軟な対応が可能でした。

なお、選定の過程では、すでにアシストマイクロの債権書類管理システムを利用している別の信用金庫への視察も行う予定でした。ユーザー機関への視察は、導入検討中のお客様からの要望によってアシストマイクロが機会を調整しますが、立会いは行わないため、金融機関同士での率直な評価や意見交換が可能な場としての活用が可能です。多摩信用金庫の場合、残念ながらコロナ禍の影響で視察の実現には至りませんでしたが、かわりにユーザー機関の担当者に直接電話で使い勝手に関して質問でき、運用の疑問や不安が解消されたそうです。

 

導入後の効果
一括棚卸や書類明細レベルでの管理に手応え、毎年発生していた書類のコピー作業も不要に

債権書類管理システムの導入は2020年4月から開始となり、アシストマイクロと初期設定やカスタマイズ機能の要件定義に関する打ち合わせを数回実施した後、同年8月には試行店となる営業店で新システムへの移行・稼働が始まりました。
現在の状況やシステム導入の効果はいかがでしょうか。

※本導入事例の全文はパンフレットでご覧いただけます。
実際のシステム導入効果や今後の展望などの詳細をお知りになりたい方は、事例ダウンロードフォームより導入事例パンフレットをご請求ください。

 

“債権書類はすでに集中化済みでしたが、棚卸に係る人的負荷や精緻な管理が課題でした。

アシストマイクロの債権書類管理システムで、かなりの効果が得られると実感しています。

― 多摩信用金庫 IT戦略グループ 担当者様

多摩信用金庫様ロゴ

USER PROFILE:多摩信用金庫

東京都立川市に本店を置く大手信用金庫。経営理念である「たましんは、お客さまの幸せを創造する企業 たましんの仕事は、お客さまの幸せづくり」に基づき、金融サービスはもちろん、経済・文化・生活などのあらゆる角度から総合的・積極的なサポートを提供。「『多摩の明るい未来』に向けた地域価値の創造」に取り組んでいます。

本社所在地:東京都立川市緑町3-4
設立:1933年12月26日 有限責任立川信用組合として設立
   2006年1月10日合併により多摩信用金庫
店舗数:本支店79店 出張所2ヵ所
役職員数:2,116名
https://www.tamashin.jp/

(2022年9月末時点)

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